Definizione di polizza di carico: cos’è una B/L, a cosa serve e quali sono i tipi più importanti

La definizione di polizza di carico che viene data alla maggior parte delle persone — “è il documento che si riceve quando si spediscono delle merci” — è corretta e quasi inutile. La polizza di carico è composta da tre distinti strumenti giuridici stampati su un unico foglio: una ricevuta delle merci, la prova del contratto di trasporto e un titolo rappresentativo delle merci che può essere venduto, dato in pegno o girato mentre il carico è ancora in mare. Solo il terzo elemento spiega perché le banche concedano finanziamenti garantiti da essa e perché la mancanza di un originale possa lasciare un container fermo su una banchina per una settimana.

Questa guida spiega che cos’è realmente una polizza di carico, che cosa significano B/L e BOL, quali sono tutti i campi importanti di una polizza autentica, la differenza tra gli originali, il rilascio telex e le sea waybill, nonché i principali tipi — comprese le polizze house e master emesse da uno spedizioniere, che la maggior parte degli importatori non distingue mai. Spiega inoltre come il titolo si trasferisce mediante girata e quali sono gli errori più frequenti nelle polizze di carico. La differenza tra una polizza house e la polizza del vettore, nonché chi emette ciascuna di esse, è illustrata nella nostra guida a cosa fa uno spedizioniere. Se una spedizione viaggia in un container completo o ne condivide uno con altri spedizionieri è trattato nella nostra guida al confronto tra FCL e LCL.

Definizione di polizza di carico: tre funzioni in un unico documento

Una polizza di carico è un documento emesso dal vettore o per conto del vettore quando le merci vengono consegnate per il trasporto, di norma via mare. Svolge contemporaneamente tre funzioni, ognuna delle quali risponde a una domanda diversa.

In quanto ricevuta, attesta che il vettore ha ricevuto le merci descritte, nella quantità indicata e apparentemente nelle condizioni riportate. Per questo la descrizione e le annotazioni sulle condizioni sono importanti: ciò che il vettore riconosce di aver ricevuto è ciò che è tenuto a consegnare.

In quanto prova del contratto di trasporto, registra i termini secondo i quali le merci vengono trasportate — le parti, il viaggio, la base di calcolo del nolo e le condizioni riportate sul retro, che recepiscono le condizioni standard del vettore. Di norma costituisce la prova del contratto, anziché il contratto stesso, perché il contratto viene solitamente concluso prima dell'emissione del documento.

In quanto titolo rappresentativo delle merci, questa è la funzione che rende unica la polizza. Chiunque detenga legittimamente l'originale ha diritto a prendere in consegna le merci, e il documento può essere trasferito a un'altra parte. Questa singola caratteristica trasforma una ricevuta di spedizione in uno strumento di finanziamento commerciale. Se stai preparando il fascicolo più ampio che la accompagna, la nostra guida a documenti di spedizione per l’esportazione spiega come la polizza si inserisca insieme alla fattura, alla lista colli e ai certificati. La nostra guida a cosa deve contenere una fattura commerciale illustra in dettaglio i campi e i controlli.

Cosa significano B/L e BOL

B/L e BOL sono entrambe abbreviazioni di bill of lading, ovvero polizza di carico. B/L è la forma più tradizionale, ancora standard nella corrispondenza bancaria e marittima e comunemente scritta con la barra. BOL è la forma abbreviata molto utilizzata in Nord America ed è quella che vedrai sui portali dei vettori e nei documenti di trasporto terrestre. Hanno lo stesso significato e nessuna delle due è più corretta dell'altra.

Le abbreviazioni sono importanti per una ragione pratica: i termini di ricerca, i moduli e i sistemi interni che incontrerai non saranno coerenti tra loro. Un fornitore potrebbe inviare via e-mail un “original B/L”, il portale di un vettore potrebbe chiederti di caricare un “BOL” e uno spedizioniere potrebbe parlare per tutto il tempo “della polizza”. Considerarli tre nomi dello stesso documento evita l'errore per cui viene richiesto un duplicato perché due reparti ritengono entrambi che manchi qualcosa di diverso.

È opportuno distinguere due abbreviazioni correlate. Una sea waybill non è una polizza di carico, anche se le assomiglia ed è spesso gestita dalle stesse persone, mentre una telex release non è affatto un documento, bensì un'istruzione. Entrambe sono trattate di seguito, perché confonderle con un originale negoziabile è all'origine della maggior parte delle controversie sulla consegna.

Cosa contiene una polizza di carico

Una polizza di carico è un documento breve e quasi ogni suo campo comporta una conseguenza. Lo shipper è la parte che consegna le merci. Il consignee è la parte autorizzata a prendere in consegna le merci e la formulazione del campo consignee determina se il documento è negoziabile. La notify party è la parte che il vettore contatta all'arrivo, spesso un agente doganale anziché l'acquirente.

I campi relativi al viaggio identificano la nave, il porto di carico e il porto di scarico e, quando è previsto un trasbordo, il luogo di ricezione e la destinazione finale. La descrizione delle merci, i marchi e i numeri, il numero dei colli e il peso o volume devono corrispondere a ciò che è stato effettivamente spedito, perché definiscono ciò che il vettore ha riconosciuto di aver ricevuto. Il campo relativo al nolo indica se il nolo è prepagato o da pagare a destino e su quale base.

Seguono poi i campi che spesso si leggono distrattamente e di cui in seguito ci si pente: il numero di originali emessi, il luogo e la data di emissione e la firma per conto del vettore. La data di emissione è rilevante sul piano commerciale perché di solito coincide con la data di ricezione o di caricazione delle merci, ed è rispetto a tale data che viene verificata una lettera di credito. Il numero di originali è importante perché la consegna richiede la presentazione del documento, quindi l'intero set deve essere contabilizzato. Quando i documenti vengono assemblati per ogni spedizione, la Checklist dei documenti di esportazione mantiene la polizza insieme alla lista colli e alla fattura, mentre la Creazione della lista di imballaggio mantiene coerenti i marchi e il numero dei colli con quanto indicato nella polizza.

Originali, telex release e sea waybill

Questa è la distinzione che determina come il tuo acquirente riceverà effettivamente il carico, ed è opportuno essere precisi al riguardo. Una polizza di carico originale viene emessa in un set, comunemente composto da tre originali, ognuno dei quali può essere presentato per ottenere la consegna. Poiché è sufficiente un singolo originale, l'intero set deve essere controllato: un set suddiviso tra più parti è un set che può essere utilizzato impropriamente.

Una telex release non è un documento, bensì un'istruzione dello shipper che autorizza il vettore a rilasciare le merci senza presentazione degli originali, di norma perché gli originali sono ancora in transito o trattenuti da una banca. È rapida ed è irreversibile. Una volta che il vettore ha rilasciato le merci sulla base di un'istruzione telex, gli originali delle polizze ancora in circolazione non controllano più il carico; emetterne una prima che il pagamento sia regolato elimina quindi il controllo residuo sulle merci.

Una sea waybill è uno strumento diverso. Non è negoziabile: il consignee indicato prende in consegna le merci presentando un documento d'identità anziché il documento stesso e non può essere girata per trasferire il diritto sulle merci. Questo la rende più economica e rapida per le spedizioni tra parti che già si fidano l'una dell'altra, come i trasferimenti infragruppo, ma inadatta quando una banca deve controllare il carico. La scelta tra i due strumenti riguarda chi debba mantenere la leva negoziale mentre le merci sono in mare e va definita nel contratto di vendita, non nelle istruzioni di spedizione.

I principali tipi di polizza di carico

I tipi non sono alternative da scegliere a piacimento; una singola spedizione produce di norma un documento che rientra contemporaneamente in più categorie. Ciò che conta è sapere quali definizioni si applicano al proprio documento, perché ciascuna modifica un obbligo.

Tipo	Cosa significa	Perché è importante
Nominativa	Intestata a una parte nominativamente indicata e non negoziabile	Il consignee indicato prende in consegna le merci; il documento non può essere trasferito né dato in pegno
All'ordine	Intestata all'ordine di una parte indicata nominativamente, di norma lo shipper o una banca	Il titolo si trasferisce mediante girata, motivo per cui le banche la accettano come garanzia
Al portatore	Emessa al portatore anziché a favore di una parte nominativamente indicata	Chiunque la detenga può reclamare le merci; trattala come denaro contante ed evitala
A bordo	Dichiara che le merci sono state caricate sulla nave	Di norma è ciò che richiede un credito documentario, perché fissa la data di spedizione
Ricevuta per la spedizione	Attesta la ricezione delle merci, non il loro caricamento	È adatta al carico containerizzato consegnato a un terminal prima del caricamento sulla nave, ma potrebbe non soddisfare i requisiti di un credito
Pulita	Non contiene annotazioni sulle condizioni delle merci o dell'imballaggio	È ciò che acquirenti e banche si aspettano; una polizza con riserve segnala danni o problemi di imballaggio
Con riserve (o sporca)	Riporta un’annotazione che qualifica la condizione, come un imballaggio strappato	Di solito viene rifiutata nell’ambito di un credito ed è una causa comune di ritardo nel pagamento
Master	Emessa dal vettore effettivo alla parte che ha prenotato il trasporto	Il documento del vettore stesso e quello che disciplina la consegna al porto
House	Emessa da uno spedizioniere allo speditore	Ciò che lo speditore riceve di norma quando uno spedizioniere consolida la spedizione
Through	Copre il trasporto su più di una tratta o modalità nell’ambito di un unico documento	Utile quando l’itinerario comprende un trasbordo o una tratta terrestre interna

Due righe meritano particolare attenzione. La formulazione relativa al destinatario nelle prime tre determina la negoziabilità, che è la differenza tra un documento che una banca finanzierà e uno che non finanzierà. La riga relativa alla polizza pulita o con riserve determina se un credito documentario verrà onorato, ed è il motivo più frequente per cui una spedizione tecnicamente corretta non supera il controllo della banca.

Polizza di carico house e polizza di carico master

Quando uno spedizioniere gestisce una spedizione, per la stessa merce esistono comunemente due polizze di carico. La polizza master è emessa dal vettore effettivo allo spedizioniere, che è il cliente del vettore. La polizza house è emessa dallo spedizioniere allo speditore ed è il documento che lo speditore riceve e inoltra di norma all’acquirente o alla banca.

Poiché entrambe descrivono la stessa merce, le due polizze possono essere confuse, e la confusione è costosa. Presentano emittenti, condizioni e spesso dati del destinatario diversi. Una banca che verifica un credito documentario cercherà di norma la polizza house presentata dallo speditore, mentre il vettore a destinazione effettua la consegna sulla base della polizza master detenuta dallo spedizioniere.

La regola pratica è sapere quale documento serve al proprio acquirente e quale controlla effettivamente la consegna. Se il pagamento viene effettuato contro documenti, confermate con la banca quale polizza si aspetta e assicuratevi che l’istruzione di svincolo dello spedizioniere sia coerente. Quando le condizioni di trasporto sono ancora da definire, la Selettore Incoterms® 2020 collega ciascuna regola agli obblighi delle parti, mentre le nostre guide a FCA Incoterms 2020 e CIF Incoterms 2020 spiegano quale parte organizza il trasporto attestato dalla polizza.

Girata e come avviene realmente il trasferimento del titolo

La titolarità non si trasferisce perché la merce si sposta. Si trasferisce quando il documento viene trasferito secondo le modalità che il documento consente. In una polizza all’ordine, la parte indicata gira il documento sul retro e indica la parte alla quale viene trasferito oppure lascia la girata in bianco; in quest’ultimo caso, il documento diventa trasferibile mediante la sola consegna.

È questo meccanismo che consente a una banca di detenere una polizza come garanzia. La polizza viene emessa all’ordine dello speditore, lo speditore la gira alla banca e la banca la consegna all’acquirente contro il pagamento o contro l’accettazione di una tratta. La merce può già trovarsi nel porto di destinazione mentre ciò avviene, ed è per questo che la tempistica è importante: una polizza che arriva dopo la nave genera costi di controstallia mentre tutti attendono i documenti.

Anche la girata comporta dei rischi. Una polizza girata rappresenta un diritto trasferibile a ritirare la merce, e una girata in bianco la rende di fatto un titolo al portatore. Per questo motivo, un originale smarrito o una serie che sia stata divisa viene considerato un problema grave, non una semplice questione amministrativa. Quando è coinvolto un credito documentario, le condizioni che disciplinano i documenti — compreso il requisito di una polizza a bordo pulita e la tolleranza consentita nella descrizione — sono stabilite dal credito e dalle regole ICC applicabili. La nostra guida ai lettera di credito standby spiega in che modo un credito pagabile a vista differisce dai crediti documentari utilizzati per pagare le merci; pertanto, la polizza deve essere verificata rispetto al credito prima che la merce venga consegnata, non dopo.

Quando qualcosa va storto con una polizza di carico

• La polizza presenta riserve quando il credito ne richiede una pulita. Un’annotazione relativa a un imballaggio strappato o a cartoni danneggiati trasforma una spedizione conforme in una discrepanza, e le discrepanze vengono risolte tramite negoziazione, non dal vettore. Verificate le annotazioni sulle condizioni prima della partenza della nave.

• Il campo relativo al destinatario non corrisponde a ciò di cui l’acquirente ha bisogno. Una polizza nominativa non può essere girata, quindi un acquirente che si aspetta un documento negoziabile non può ottenere finanziamenti sulla base di essa. Confermate la formulazione nel contratto e nelle istruzioni di spedizione.

• Gli originali non possono essere prodotti all’arrivo della merce. Se la serie è in transito o trattenuta, la merce resta ferma. Organizzate in anticipo uno svincolo telex con una posizione di pagamento chiara oppure accettate le controstallie che ne conseguono. Quando i tempi di transito sono stretti, la Calcolatore per il confronto dei preventivi di trasporto aiuta a confrontare gli itinerari sulla base del tempo totale, non soltanto della tariffa.

• Le polizze house e master vengono confuse. Lo speditore presenta la polizza house, mentre lo svincolo a destinazione dipende dalla polizza master, e le due non sono intercambiabili. Stabilite quale documento disciplina lo svincolo prima dell’arrivo della merce.

• La descrizione o i marchi non corrispondono alla fattura e alla distinta colli. Le banche e le autorità doganali confrontano entrambe i documenti, e una discrepanza tra la polizza e i documenti commerciali della stessa spedizione può comportare sia una contestazione del pagamento sia una richiesta di chiarimenti per lo sdoganamento. Mantenete allineate le descrizioni e, quando sono coinvolti marchi e conteggi, la Generatore dei marchi di spedizione mantiene coerenti il cartone e il documento.

Cosa fare dopo

Per la vostra prossima spedizione, decidete tre cose prima che la merce venga consegnata. Primo, quale strumento desiderate: un originale negoziabile, una sea waybill o un originale svincolato tramite istruzione telex — e chi dovrebbe mantenere il potere negoziale mentre la merce è in navigazione. Secondo, cosa deve indicare il campo relativo al destinatario per soddisfare il vostro acquirente o la vostra banca. Terzo, quanti originali verranno emessi e chi deterrà la serie mentre la merce è in transito.

Verificate poi la polizza rispetto al credito e ai documenti commerciali non appena viene emessa, quando c’è ancora tempo per correggerla. Una polizza di carico occupa una sola pagina e viene emessa tardi in un processo che ha già richiesto settimane, ed è proprio per questo che gli errori vengono individuati troppo tardi. Quando il lato del pagamento prevede condizioni scaglionate, la Calcolatore dei costi di finanziamento commerciale copre il costo degli strumenti coinvolti e, per il costo della merce resa, tale onere si aggiunge all’arrivo; la nostra guida a cosa comprende il costo a destino spiega quale ruolo svolge la polizza nel fascicolo complessivo. Quando un accordo disciplina congiuntamente consegna, costi, rischi e pagamento, conviene far esaminare tali clausole nel loro insieme anziché separatamente — vedete Revisione dei rischi contrattuali TradeShield.