Định nghĩa vận đơn: B/L là gì, có tác dụng gì và những loại nào đáng lưu ý

Định nghĩa vận đơn mà hầu hết mọi người được nghe — “đó là chứng từ bạn nhận được khi vận chuyển hàng hóa” — là chính xác nhưng gần như vô dụng. Vận đơn là ba công cụ pháp lý riêng biệt được in trên cùng một tờ giấy: biên lai nhận hàng, bằng chứng về hợp đồng vận chuyển và chứng từ sở hữu có thể được bán, cầm cố hoặc ký hậu khi hàng hóa vẫn còn trên biển. Chỉ chức năng thứ ba mới giải thích tại sao ngân hàng có thể cho vay dựa trên vận đơn và tại sao việc thiếu bản gốc có thể khiến một container bị mắc kẹt tại cầu cảng cả tuần.

Hướng dẫn này giải thích vận đơn thực sự là gì, B/L và BOL có nghĩa là gì, mọi trường thông tin quan trọng trên một vận đơn thực tế, sự khác biệt giữa vận đơn gốc, telex release và sea waybill, cũng như các loại chính — bao gồm vận đơn nhà và vận đơn chủ do đơn vị giao nhận phát hành mà hầu hết các nhà nhập khẩu không bao giờ phân biệt. Hướng dẫn cũng đề cập đến cách quyền sở hữu được chuyển giao bằng việc ký hậu và những điểm mà vận đơn thường xảy ra sai sót nhất. Sự khác biệt giữa vận đơn nhà và vận đơn riêng của hãng vận chuyển, cũng như bên phát hành từng loại, được trình bày trong hướng dẫn của chúng tôi về công việc của đơn vị giao nhận vận tải. Việc lô hàng được vận chuyển dưới dạng nguyên container hay dùng chung container với các chủ hàng khác được trình bày trong hướng dẫn của chúng tôi về so sánh FCL và LCL.

Định nghĩa vận đơn: ba vai trò trong một chứng từ

Vận đơn là chứng từ do người chuyên chở hoặc đại diện của người chuyên chở phát hành khi hàng hóa được bàn giao để vận chuyển, thường là bằng đường biển. Vận đơn thực hiện đồng thời ba chức năng, và mỗi chức năng trả lời một câu hỏi khác nhau.

Với tư cách là biên lai, vận đơn là bằng chứng cho thấy người chuyên chở đã nhận hàng hóa được mô tả, với số lượng đã nêu và bề ngoài ở tình trạng được ghi nhận. Đó là lý do mô tả hàng hóa và các ghi chú về tình trạng rất quan trọng: những gì người chuyên chở xác nhận đã nhận là những gì họ có nghĩa vụ giao.

Với tư cách là bằng chứng về hợp đồng vận chuyển, vận đơn ghi nhận các điều khoản theo đó hàng hóa được vận chuyển — các bên, hành trình, cơ sở tính cước và các điều khoản ở mặt sau, theo đó áp dụng các điều kiện tiêu chuẩn của người chuyên chở. Vận đơn thường là bằng chứng của hợp đồng chứ không phải bản thân hợp đồng, vì hợp đồng thường được giao kết trước khi chứng từ được phát hành.

Với tư cách là chứng từ sở hữu, đây là chức năng làm cho vận đơn trở nên độc đáo. Người nắm giữ hợp pháp bản gốc có quyền nhận hàng, và chứng từ có thể được chuyển giao cho một bên khác. Đặc điểm duy nhất này biến một biên lai vận chuyển thành công cụ tài trợ thương mại. Nếu bạn đang tập hợp bộ hồ sơ liên quan, hướng dẫn của chúng tôi về chứng từ vận chuyển cho hàng xuất khẩu giải thích cách vận đơn đi cùng với hóa đơn, phiếu đóng gói và các giấy chứng nhận. Hướng dẫn của chúng tôi về những nội dung bắt buộc của hóa đơn thương mại trình bày chi tiết các trường thông tin và bước kiểm tra.

B/L và BOL có nghĩa là gì

B/L và BOL đều là các dạng viết tắt của bill of lading (vận đơn). B/L là dạng viết tắt cũ hơn, vẫn là tiêu chuẩn trong thư tín ngân hàng và vận tải biển, thường được viết với dấu gạch chéo. BOL là dạng ngắn hơn được sử dụng phổ biến ở Bắc Mỹ, và đây là dạng bạn sẽ thấy trên cổng thông tin của người chuyên chở và các chứng từ vận tải nội địa. Cả hai có cùng nghĩa, và không dạng nào chính xác hơn dạng kia.

Các dạng viết tắt này quan trọng vì một lý do thực tế: các từ khóa tìm kiếm, biểu mẫu và hệ thống nội bộ mà bạn gặp sẽ không thống nhất với nhau. Nhà cung cấp có thể gửi email về một “original B/L”, cổng thông tin của người chuyên chở có thể yêu cầu bạn tải lên một “BOL”, còn người giao nhận có thể gọi chung là “the bill”. Hiểu chúng là ba tên gọi của cùng một chứng từ sẽ giúp tránh lỗi yêu cầu bản sao vì hai bộ phận mỗi bên đều nghĩ rằng mình đang thiếu một thứ khác nhau.

Có hai dạng viết tắt liên quan cần được phân biệt. Vận đơn đường biển không chuyển nhượng không phải là vận đơn, dù trông tương tự và thường do cùng những người xử lý, còn telex release không phải là một chứng từ mà là một chỉ thị. Cả hai đều được đề cập bên dưới, vì việc nhầm lẫn chúng với vận đơn gốc có thể chuyển nhượng là nguồn gốc của phần lớn tranh chấp giao hàng.

Nội dung trên vận đơn

Vận đơn là một chứng từ ngắn gọn, và gần như mọi trường thông tin trên đó đều mang theo một hệ quả. Người gửi hàng là bên bàn giao hàng hóa. Người nhận hàng là bên có quyền nhận hàng, và cách diễn đạt tại trường người nhận hàng quyết định việc chứng từ có thể chuyển nhượng hay không. Bên được thông báo là bên mà người chuyên chở liên hệ khi hàng đến, thường là đại lý hải quan chứ không phải người mua.

Các trường thông tin về hành trình xác định tàu, cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng, và trong trường hợp dự kiến trung chuyển, địa điểm nhận hàng và điểm đến cuối cùng. Mô tả hàng hóa, ký mã hiệu và số hiệu, số kiện, trọng lượng hoặc thể tích phải tương ứng với hàng hóa thực tế đã được vận chuyển, vì chúng xác định những gì người chuyên chở xác nhận đã nhận. Trường cước vận chuyển nêu rõ cước trả trước hay trả sau, và được tính theo cơ sở nào.

Tiếp theo là những trường thông tin mà mọi người thường đọc lướt qua rồi sau đó ước gì mình đã không làm vậy: số lượng bản gốc được phát hành, nơi và ngày phát hành, cùng chữ ký thay mặt người chuyên chở. Ngày phát hành quan trọng về mặt thương mại vì đó thường là ngày hàng hóa được nhận hoặc được xếp lên tàu, và ngày này là căn cứ để kiểm tra thư tín dụng. Số lượng bản gốc quan trọng vì việc giao hàng đòi hỏi phải xuất trình, nên phải kiểm soát đầy đủ cả bộ. Khi chứng từ được tập hợp theo từng lô hàng, công cụ Danh sách kiểm tra chứng từ xuất khẩu giúp lưu vận đơn cùng với phiếu đóng gói và hóa đơn, còn công cụ Trình xây dựng phiếu đóng gói giúp đảm bảo ký mã hiệu và số lượng kiện nhất quán với nội dung vận đơn.

Bản gốc, telex release và vận đơn đường biển không chuyển nhượng

Đây là điểm phân biệt quyết định cách người mua thực sự nhận hàng, và cần phải hiểu thật chính xác. Vận đơn gốc được phát hành theo một bộ, thường gồm ba bản gốc, trong đó bất kỳ bản nào cũng có thể được xuất trình để nhận hàng. Vì chỉ một bản gốc cũng có hiệu lực, toàn bộ bộ vận đơn phải được kiểm soát: một bộ bị chia cho nhiều bên là một bộ có thể bị sử dụng sai mục đích.

Telex release không phải là một chứng từ mà là chỉ thị từ người gửi hàng, cho phép người chuyên chở giao hàng mà không cần xuất trình các bản gốc, thường vì các bản gốc vẫn đang được vận chuyển hoặc đang do ngân hàng giữ. Phương thức này nhanh và không thể đảo ngược. Khi người chuyên chở đã giao hàng theo chỉ thị telex, các bản vận đơn gốc đang lưu hành không còn kiểm soát được hàng hóa nữa, vì vậy việc phát hành telex release trước khi hoàn tất thanh toán sẽ khiến bạn mất quyền kiểm soát còn lại đối với hàng hóa.

Vận đơn đường biển không chuyển nhượng là một công cụ khác. Đây là chứng từ không thể chuyển nhượng: người nhận hàng được chỉ định nhận hàng bằng cách xuất trình giấy tờ tùy thân thay vì chứng từ, và chứng từ không thể được ký hậu để chuyển giao quyền đối với hàng hóa. Điều này khiến nó rẻ hơn và nhanh hơn đối với các lô hàng giữa những bên đã có sự tin tưởng lẫn nhau, chẳng hạn như chuyển hàng nội bộ công ty, nhưng không phù hợp khi ngân hàng cần kiểm soát hàng hóa. Việc lựa chọn giữa hai loại là quyết định về bên nên nắm giữ quyền kiểm soát khi hàng hóa đang trên biển, và quyết định này cần được quy định trong hợp đồng mua bán thay vì trong chỉ thị vận chuyển.

Các loại vận đơn chính

Các loại này không phải là những lựa chọn loại trừ nhau trên một danh sách; một lô hàng thường tạo ra một chứng từ đồng thời thuộc nhiều loại trong số này. Điều quan trọng là biết nhãn nào áp dụng cho chứng từ của bạn, vì mỗi nhãn làm thay đổi một nghĩa vụ.

Loại	Ý nghĩa	Tầm quan trọng
Đích danh	Được ký gửi cho một bên được chỉ định và không thể chuyển nhượng	Người nhận hàng được chỉ định nhận hàng; chứng từ không thể được chuyển nhượng hoặc cầm cố
Theo lệnh	Được ký gửi theo lệnh của một bên được chỉ định, thường là người gửi hàng hoặc ngân hàng	Quyền sở hữu được chuyển giao bằng ký hậu, đó là lý do ngân hàng chấp nhận chứng từ này làm tài sản bảo đảm
Vô danh	Được lập cho người cầm giữ thay vì cho một bên được chỉ định	Bất kỳ ai nắm giữ chứng từ đều có thể yêu cầu nhận hàng; hãy xem chứng từ này như tiền mặt và tránh sử dụng
Đã xếp hàng lên tàu	Xác nhận hàng hóa đã được xếp lên tàu	Thường là yêu cầu của tín dụng chứng từ, vì xác định ngày giao hàng
Đã nhận để vận chuyển	Xác nhận đã nhận hàng hóa, không phải đã xếp hàng	Phù hợp với hàng container được bàn giao cho bến cảng trước khi tàu xếp hàng, nhưng có thể không đáp ứng yêu cầu của tín dụng chứng từ
Sạch	Không có ghi chú nào về tình trạng hàng hóa hoặc bao bì	Điều người mua và ngân hàng mong đợi; vận đơn có điều khoản bất lợi cho thấy hàng hóa bị hư hỏng hoặc bao bì có vấn đề
Có điều khoản bất lợi (hoặc không sạch)	Có ghi chú làm hạn định tình trạng hàng hóa, chẳng hạn như bao bì bị rách	Thường bị từ chối theo tín dụng chứng từ và là nguyên nhân phổ biến gây chậm thanh toán
Vận đơn chủ	Do người chuyên chở thực tế phát hành cho bên đã đặt chỗ vận chuyển	Chứng từ của chính người chuyên chở và là chứng từ điều chỉnh việc giao hàng tại cảng
Vận đơn nhà	Do người giao nhận phát hành cho người gửi hàng	Chứng từ mà người gửi hàng thường nhận được khi người giao nhận gom hàng
Vận đơn liên chặng	Bao quát việc vận chuyển qua nhiều chặng hoặc phương thức trong một chứng từ duy nhất	Hữu ích khi tuyến đường bao gồm một chặng trung chuyển hoặc chặng nội địa

Hai hàng cần được nhấn mạnh. Cách ghi người nhận hàng trong ba hàng đầu tiên quyết định tính chuyển nhượng, đây là điểm khác biệt giữa một chứng từ được ngân hàng tài trợ và một chứng từ không được tài trợ. Hàng ghi sạch hoặc có phê chú quyết định liệu tín dụng chứng từ có được thanh toán hay không, và đây là lý do thường gặp nhất khiến một lô hàng đúng về mặt kỹ thuật vẫn bị ngân hàng từ chối.

Vận đơn nhà và vận đơn chủ

Khi người giao nhận xử lý một lô hàng, thường tồn tại hai vận đơn cho cùng một lô hàng. Vận đơn chủ do người chuyên chở thực tế phát hành cho người giao nhận, là khách hàng của người chuyên chở. Vận đơn nhà do người giao nhận phát hành cho người gửi hàng, và đây là chứng từ mà người gửi hàng thường nhận rồi chuyển cho người mua hoặc ngân hàng.

Vì cả hai đều mô tả cùng một loại hàng hóa, hai chứng từ này có thể bị nhầm lẫn, và sự nhầm lẫn đó gây tốn kém. Chúng có người phát hành, điều khoản và thường cả thông tin người nhận hàng khác nhau. Ngân hàng kiểm tra một tín dụng chứng từ thường sẽ tìm vận đơn nhà do người gửi hàng xuất trình, trong khi người chuyên chở tại nơi đến giao hàng căn cứ vào vận đơn chủ do người giao nhận nắm giữ.

Nguyên tắc thực tế là phải biết người mua cần chứng từ nào và chứng từ nào thực sự kiểm soát việc giao hàng. Nếu thanh toán được thực hiện khi xuất trình chứng từ, hãy xác nhận với ngân hàng vận đơn nào được yêu cầu và đảm bảo chỉ thị giao hàng của người giao nhận phù hợp. Khi các điều khoản vận chuyển vẫn chưa được thống nhất, các Trình chọn Incoterms® 2020 xác định mối liên hệ giữa từng quy tắc với nghĩa vụ của các bên, còn các hướng dẫn của chúng tôi về FCA Incoterms 2020 và Incoterms 2020 CIF giải thích bên nào thu xếp việc vận chuyển được thể hiện trên vận đơn.

Ký hậu và cách quyền sở hữu thực sự được chuyển giao

Quyền sở hữu không chuyển dịch chỉ vì hàng hóa di chuyển. Quyền này chuyển dịch khi chứng từ được chuyển giao theo cách mà chứng từ cho phép. Trên vận đơn theo lệnh, bên được nêu tên ký hậu ở mặt sau và либо ghi tên bên được chuyển nhượng hoặc để trống phần ký hậu; trong trường hợp đó, chứng từ trở nên có thể chuyển nhượng chỉ bằng việc giao chứng từ.

Cơ chế này cho phép ngân hàng nắm giữ vận đơn làm tài sản bảo đảm. Vận đơn được lập theo lệnh của người gửi hàng, người gửi hàng ký hậu chuyển cho ngân hàng, và ngân hàng giao lại cho người mua khi thanh toán hoặc khi chấp nhận hối phiếu. Hàng hóa có thể đã ở cảng đến trong lúc này, đó là lý do thời điểm rất quan trọng: vận đơn đến sau tàu sẽ phát sinh phí lưu container hoặc lưu bãi trong khi mọi người chờ chứng từ.

Ký hậu cũng tiềm ẩn rủi ro. Vận đơn đã ký hậu là quyền có thể chuyển nhượng để nhận hàng, và ký hậu để trống trên thực tế khiến vận đơn trở thành chứng từ vô danh. Vì vậy, một bản gốc bị thất lạc hoặc một bộ vận đơn bị chia tách được xem là vấn đề nghiêm trọng chứ không chỉ là vấn đề hành chính. Khi có liên quan đến tín dụng chứng từ, các điều khoản điều chỉnh chứng từ — bao gồm yêu cầu về vận đơn sạch đã xếp hàng lên tàu và mức dung sai được cho phép trong phần mô tả — được quy định bởi tín dụng và các quy tắc ICC áp dụng cho tín dụng đó. Hướng dẫn của chúng tôi về thư tín dụng dự phòng giải thích tín dụng trả tiền theo yêu cầu khác với tín dụng chứng từ được sử dụng để thanh toán tiền hàng như thế nào., vì vậy cần kiểm tra vận đơn đối chiếu với tín dụng trước khi giao hàng, không phải sau đó.

Khi vận đơn gặp vấn đề

• Vận đơn bị ghi phê chú trong khi tín dụng yêu cầu vận đơn sạch. Một ghi chú về bao bì bị rách hoặc thùng carton bị hư hỏng sẽ biến một lô hàng phù hợp thành một sai biệt, và sai biệt được giải quyết bằng thương lượng chứ không phải bởi người chuyên chở. Hãy kiểm tra các ghi chú về tình trạng hàng trước khi tàu khởi hành.

• Thông tin người nhận hàng không phù hợp với yêu cầu của người mua. Vận đơn đích danh không thể được ký hậu, vì vậy người mua cần một chứng từ có thể chuyển nhượng sẽ không thể dùng chứng từ đó để thu xếp tài trợ. Hãy xác nhận cách ghi trong hợp đồng và trong chỉ thị vận chuyển.

• Không thể xuất trình các bản gốc khi hàng hóa đến nơi. Nếu bộ chứng từ đang trên đường chuyển đến hoặc bị giữ lại, hàng hóa sẽ phải nằm chờ. Hãy thu xếp phát hành điện giao hàng trước với tình trạng thanh toán rõ ràng, hoặc chấp nhận các khoản lưu bãi phát sinh sau đó. Khi thời gian vận chuyển bị giới hạn, công cụ Công cụ so sánh báo giá vận chuyển giúp so sánh các tuyến đường dựa trên tổng thời gian thay vì chỉ dựa vào cước phí.

• Vận đơn nhà và vận đơn chủ bị gộp lẫn. Người gửi hàng xuất trình vận đơn nhà, trong khi việc giao hàng tại nơi đến lại phụ thuộc vào vận đơn chủ, và hai chứng từ này không thể thay thế cho nhau. Hãy xác định chứng từ nào điều chỉnh việc giao hàng trước khi hàng đến.

• Phần mô tả hoặc ký mã hiệu không khớp với hóa đơn và phiếu đóng gói. Ngân hàng và cơ quan hải quan đều đối chiếu chứng từ, và sự không khớp giữa vận đơn với các chứng từ thương mại của cùng một lô hàng dễ dẫn đến cả sai biệt thanh toán lẫn vấn đề thông quan. Hãy đảm bảo phần mô tả thống nhất, và khi có ký mã hiệu và số lượng, công cụ Trình tạo ký mã hiệu vận chuyển giúp đảm bảo thùng carton và chứng từ nhất quán.

Việc cần làm tiếp theo

Với lô hàng tiếp theo, hãy quyết định ba điều trước khi giao hàng. Thứ nhất, bạn muốn sử dụng công cụ nào: bản gốc có thể chuyển nhượng, giấy gửi hàng đường biển hay bản gốc được giao hàng theo chỉ thị điện báo — và ai sẽ nắm quyền kiểm soát trong khi hàng đang trên đường. Thứ hai, trường người nhận hàng phải ghi như thế nào để đáp ứng yêu cầu của người mua hoặc ngân hàng. Thứ ba, sẽ phát hành bao nhiêu bản gốc và ai sẽ giữ bộ chứng từ trong khi hàng đang vận chuyển.

Sau đó, hãy kiểm tra vận đơn đối chiếu với tín dụng và các chứng từ thương mại ngay khi vận đơn được phát hành, khi vẫn còn thời gian để sửa đổi. Vận đơn chỉ là một trang giấy và được phát hành muộn trong một quy trình đã kéo dài hàng tuần, đó chính là lý do các sai sót trên vận đơn thường được phát hiện quá muộn. Khi phía thanh toán bao gồm các điều khoản theo từng giai đoạn, công cụ Công cụ tính chi phí tài trợ thương mại bao quát chi phí của các công cụ liên quan, còn đối với chi phí đã giao thì khoản thuế đó được cộng khi hàng đến; hướng dẫn của chúng tôi về các khoản mục cấu thành chi phí đến nơi giải thích vị trí của vận đơn trong bộ hồ sơ tổng thể. Khi một thỏa thuận bao quát đồng thời việc giao hàng, chi phí, rủi ro và thanh toán, nên xem xét các điều khoản đó như một bộ thống nhất thay vì từng phần riêng lẻ — xem TradeShield - Đánh giá rủi ro hợp đồng.