Che cos’è una fattura commerciale? Definizione, campi e differenze rispetto a una fattura proforma

Una fattura commerciale è la fattura del venditore per le merci e, nel commercio internazionale, è anche il documento che comunica alla dogana il valore della spedizione. Questi due ruoli convivono su un unico foglio, motivo per cui un documento che sembra una semplice pratica amministrativa è in realtà l'elemento più esaminato di un fascicolo di esportazione. Se la descrizione è vaga o il valore non è coerente, il carico si ferma alla frontiera mentre la documentazione viene verificata.

Questa guida illustra che cos'è una fattura commerciale, tutti i campi che deve contenere, in cosa differisce da una fattura proforma e da una distinta colli, perché determina il calcolo dei dazi, come deve essere determinato il valore dichiarato, chi la prepara e quando, nonché gli errori che più spesso bloccano lo sdoganamento.

Il documento è anche quello che viene assemblato più spesso per ultimo. Viene compilato dopo che le merci sono state imballate, dopo che il trasporto è stato prenotato e spesso dopo la partenza della nave, utilizzando dati copiati più volte tra diversi sistemi. È proprio per questo che contiene errori: quando qualcuno lo redige, i dettagli con cui deve essere coerente sono sparsi tra una distinta colli, un ordine di acquisto, una conferma di prenotazione e un credito. Le sezioni che seguono sono ordinate secondo il modo in cui il documento viene effettivamente predisposto, così i controlli vengono eseguiti prima che le merci si muovano e non dopo che sono state fermate.

Che cos'è una fattura commerciale

Una fattura commerciale è un documento emesso dal venditore per l'acquirente che registra la vendita delle merci: cosa è stato venduto, in quale quantità, a quale prezzo, a quali condizioni e per quale totale. È la richiesta di pagamento del venditore e la prova di ciò che l'acquirente ha acquistato. In una transazione nazionale, questo sarebbe tutto.

In una transazione internazionale, lo stesso documento acquisisce una seconda funzione. Le autorità doganali lo utilizzano per identificare le merci, classificarle e determinarne il valore, quindi la fattura diventa la principale prova sulla base della quale vengono calcolati dazi e imposte. Viaggia inoltre con la spedizione, perciò il vettore o lo spedizioniere potrebbe averne bisogno prima ancora che la veda l'acquirente.

È questo duplice ruolo a distinguere la fattura commerciale da una normale fattura. Una fattura emessa per un cliente nazionale deve soddisfare soltanto l'acquirente. Una fattura commerciale deve soddisfare l'acquirente, i registri interni dell'esportatore, il vettore e un'autorità doganale che non ha rapporti commerciali con nessuna delle due parti e non ha motivo di accettare senza verifica il valore dichiarato. Ciascuno di questi soggetti cerca informazioni diverse e i campi importanti per la dogana sono spesso quelli di cui un venditore farebbe a meno in ambito nazionale: il paese di origine, la classificazione a dieci cifre, l'Incoterm e una descrizione sufficientemente specifica da consentire la classificazione.

Cosa deve contenere una fattura commerciale

I campi riportati di seguito sono quelli che ricorrono nelle diverse giurisdizioni e che uno spedizioniere richiederà. I requisiti variano in base al paese e al tipo di spedizione, quindi considera questo elenco come un insieme operativo e non come un elenco legale universale.

• Dati del venditore e dell'acquirente. Denominazioni legali complete e indirizzi di entrambe le parti, oltre al destinatario quando è diverso dall'acquirente.

• Numero e data della fattura. Univoco nei registri del venditore e datato in modo coerente con la spedizione. Una data anteriore all'ordine di acquisto o successiva al documento di trasporto suscita domande.

• Descrizione delle merci. Una descrizione commerciale sufficientemente specifica da consentire la classificazione: che cos'è l'articolo, di che materiale è fatto e a cosa serve. “Pezzi di ricambio”, “campioni” o un codice prodotto interno non comunicano nulla a un funzionario doganale.

• Quantità, prezzo unitario e totale. Per ogni riga, indicando l'unità di misura, con i totali delle righe che corrispondono al totale della fattura.

• Valuta. Indicata esplicitamente e coincidente con la valuta in cui sono espresse le condizioni di pagamento.

• Condizioni di consegna. L'Incoterm e il luogo indicato, perché il termine determina quali costi sono inclusi nel prezzo e quali no.

• Paese di origine. Il luogo in cui le merci sono state prodotte, non quello da cui sono state spedite o in cui sono state vendute. L'origine determina il trattamento preferenziale dei dazi, quindi viene verificata. I criteri alla base di questa determinazione sono illustrati nella nostra guida alla cosa determina il Paese di origine.

• Classificazione. Il codice della merce utilizzato per le merci nel paese di destinazione, quando quest'ultimo ne richiede l'indicazione in fattura.

• Condizioni di pagamento. Quando e come l'acquirente deve pagare, nonché ogni riferimento di cui il team finanziario dell'acquirente ha bisogno. Quando il pagamento deve essere garantito da una tratta anziché da un saldo aperto, la nostra guida a la cambiale spiega come questo strumento viene emesso, accettato e pagato.

• Trasporto e assicurazione, quando indicati separatamente. Sono rilevanti perché alcuni regimi doganali calcolano i dazi su un valore che li include, mentre altri no.

• Dichiarazione e firma. Molte destinazioni richiedono che la fattura contenga una dichiarazione firmata attestante che i dati riportati sono veritieri e corretti. Quando è richiesta, una fattura non firmata è incompleta.

Fattura commerciale e fattura proforma a confronto

Le due fatture vengono regolarmente confuse e la confusione causa problemi concreti, perché svolgono funzioni opposte nella transazione. Una fattura proforma viene emessa prima che le merci si muovano. È un preventivo in forma di fattura: indica cosa fornirà il venditore e quanto costerà, consentendo all'acquirente di emettere un ordine di acquisto, aprire una lettera di credito, ottenere una licenza di importazione o organizzare un pagamento anticipato. Non è una richiesta di pagamento e non registra una vendita conclusa.

	Fattura commerciale	Fattura proforma
Quando viene emessa	Con o dopo la spedizione	Prima che le merci si muovano
Che cos'è	Una richiesta di pagamento che registra una vendita	Un preventivo in forma di fattura
Registra una vendita?	Sì — la vendita che ha avuto luogo	No — ciò che il venditore propone di fornire
Valori	Deve riflettere ciò che è stato effettivamente spedito e addebitato	Indicativa e liberamente modificabile
Utilizzata per determinare il valore delle merci ai fini dei dazi?	Sì — il documento principale per la determinazione del valore	No
Effetto sul pagamento	Pagabile secondo i termini concordati	Non costituisce una richiesta di pagamento
Utilizzo tipico	Sdoganamento, pagamento, registri dell’acquirente	Apertura di un credito, ottenimento di una licenza, organizzazione di un pagamento anticipato

A fattura commerciale viene emessa con la spedizione o successivamente e registra la vendita che si è effettivamente conclusa. È il documento presentato per il pagamento e il documento utilizzato dalla dogana per determinare il valore delle merci. Quando non deve essere emessa alcuna tratta e l'acquirente si limita a inviare il denaro, la nostra guida ai pagamenti tramite bonifico telegrafico spiega come funziona questa modalità.

Le differenze pratiche derivano da questo. Una fattura proforma può riportare prezzi indicativi e può essere modificata liberamente. Una fattura commerciale deve riflettere ciò che è stato effettivamente spedito e addebitato, perché l’acquirente paga sulla base di essa e la dogana la utilizza per la valutazione. Quando la spedizione non corrisponde alla fattura proforma — una quantità diversa, una specifica modificata, un adeguamento del prezzo — la fattura commerciale riporta i dati corretti e la differenza tra i due documenti deve poter essere spiegata, non risultare invisibile.

Quando è coinvolto un credito, questo aspetto è ancora più importante rispetto a una vendita con pagamento in conto aperto, perché la banca verifica la fattura commerciale rispetto ai termini del credito e non rispetto a quanto era stato previsto. La nostra guida al lettera di credito standby illustra l’aspetto del credito di questo accordo, mentre la Creazione della fattura proforma illustra il documento precedente, in modo che i due siano coerenti fin dall’inizio.

Come si colloca la fattura commerciale accanto agli altri documenti

Un fascicolo di esportazione è un insieme di documenti che devono essere coerenti tra loro, e la fattura commerciale ne costituisce il punto di riferimento. La distinta colli descrive ciò che si trova fisicamente nella spedizione e le modalità di imballaggio. Il documento di trasporto — una polizza di carico o una lettera di vettura aerea — registra ciò che il vettore ha ricevuto e le condizioni del trasporto; la nostra guida al definizione di polizza di carico illustra il funzionamento di questo documento.

Quando non coincidono, la discrepanza è il problema. Una fattura per otto cartoni a fronte di una distinta colli per nove, oppure un documento di trasporto che indica un destinatario diverso, genera una richiesta di chiarimento proprio nel momento peggiore. La dogana confronta i documenti, così come fa una banca se è coinvolto un credito, e nessuna delle due accoglie favorevolmente una spiegazione che arriva dopo il fermo della merce.

Perciò la fattura non dovrebbe essere preparata isolatamente. Dovrebbe essere elaborata utilizzando gli stessi dati di base della distinta colli e verificata rispetto alla spedizione prenotata. La Checklist dei documenti di esportazione mantiene unito il fascicolo, la Creazione della lista di imballaggio mantiene allineati conteggi e contrassegni, mentre la Verificatore della fattura commerciale verifica direttamente la fattura individuando le lacune che causano i fermi.

Perché la fattura commerciale determina il calcolo dei dazi

Il dazio viene applicato a un valore e, per la maggior parte delle spedizioni, il punto di partenza per determinarlo è il prezzo effettivamente pagato o da pagare — ossia l’importo riportato sulla fattura commerciale. La classificazione determina l’aliquota, ma la fattura determina la base a cui l’aliquota viene applicata. Un codice doganale corretto applicato a un valore sottostimato produce comunque un importo errato di dazio, e spetta all’esportatore difendere tale errore.

La fattura, quindi, non si limita a registrare la vendita: propone un valore doganale. Ecco perché la descrizione è così importante. La dogana deve poter identificare le merci dalla fattura per verificare la classificazione, e una descrizione che potrebbe riferirsi a diversi prodotti induce il funzionario a decidere di quale si tratti — di solito a svantaggio dell’importatore e sempre con una perdita di tempo.

Classificazione e valutazione sono due attività distinte ed entrambe devono essere corrette. La nostra guida a significato del codice HTS illustra il funzionamento della struttura dei codici, mentre la Verificatore della struttura e del formato del codice HS e Avvio della ricerca del codice HS aiuta a confermare la classificazione. Per quanto riguarda la valutazione, la Guida ai metodi di valutazione doganale illustra come viene determinato il valore, mentre la Calcolatore dei dazi doganali e delle imposte all'importazione applica un’aliquota a un valore, rendendo visibile l’effetto di entrambi.

Quale valore indicare in fattura

Il valore dichiarato dovrebbe essere il prezzo effettivamente pagato o da pagare per le merci, adeguato secondo quanto richiesto dalle norme di valutazione del Paese di destinazione. Per la maggior parte delle transazioni ciò significa il prezzo indicato in fattura, con aggiunte quando il regime prevede una valutazione che includa trasporto e assicurazione fino al luogo di importazione, e con detrazioni solo quando le norme le consentono espressamente.

Non deve invece essere un numero scelto per comodità. Sottovalutare una spedizione per ridurre i dazi costituisce un reato doganale nella maggior parte delle giurisdizioni e viene rilevato regolarmente: un valore dichiarato molto inferiore al prezzo di mercato delle stesse merci, una serie di spedizioni identiche a un importo insolitamente arrotondato o una fattura che non coincide con i registri dei pagamenti dell’acquirente attirano tutti l’attenzione. Le conseguenze vanno oltre il dazio stesso e ricadono sia sull’importatore sia sull’esportatore.

Due rischi correlati sono più comuni della sottovalutazione deliberata. Il primo consiste nel dichiarare un valore nominale per campioni o prodotti promozionali che hanno un valore commerciale reale: molti regimi richiedono comunque un valore veritiero anche quando le merci non vengono vendute. Il secondo è una fattura incoerente al suo interno, in cui i totali delle righe, il totale della fattura e la valuta non coincidono; ciò appare come un occultamento anche quando è solo frutto di negligenza. Quando il costo consegnato è ciò sulla base di cui l’acquirente determina effettivamente il prezzo, il costo a destino dettaglio è il posto giusto per riportare questo calcolo, mentre la Calcolatore del costo a destino esegue i calcoli separatamente dalla fattura stessa.

Chi la prepara e quando

L’esportatore prepara la fattura commerciale, perché è la parte che vende. In pratica, uno spedizioniere o un agente doganale produce spesso la versione finale per conto dell’esportatore utilizzando i dati della spedizione, e l’esportatore la firma o la autorizza. Chiunque la compili, l’esportatore resta responsabile della sua accuratezza: delegare la documentazione non trasferisce la responsabilità.

La tempistica è importante perché la fattura alimenta diversi processi. In alcuni regimi deve esistere prima che le merci vengano sdoganate per l’esportazione; quando è coinvolto un credito, deve corrispondere al credito prima della presentazione dei documenti; inoltre deve arrivare all’agente doganale prima che la spedizione giunga a destinazione, se si vuole evitare che lo sdoganamento attenda la documentazione. Una fattura emessa dopo l’arrivo è una fattura emessa troppo tardi, mentre nel frattempo maturano le spese di controstallia e di deposito.

La sequenza operativa è quindi: concordare i termini di vendita e il termine di resa; confermare la classificazione e l’origine; elaborare la fattura sulla base dei dati confermati di imballaggio e prezzo; verificarla rispetto al credito o all’ordine di acquisto; emetterla insieme alla spedizione; e inviare il fascicolo all’agente doganale prima dell’arrivo. Quando il termine di resa è ancora rilevante, la Selettore Incoterms® 2020 stabilisce quali costi sono inclusi nel prezzo, mentre le nostre guide a CIF e FCA illustrano i due termini più utilizzati per le spedizioni marittime e containerizzate.

Gli errori che bloccano lo sdoganamento

• Una descrizione adatta a un sistema interno, non alla dogana. I numeri di parte e i nomi abbreviati dei prodotti non consentono la classificazione. Descrivete le merci, non la voce di catalogo.

• Un valore che non coincide. Totali delle righe che non tornano, un totale che non corrisponde ai termini di pagamento o una valuta indicata nell’intestazione e presunta altrove. Ognuno di questi elementi appare come un problema, non come un semplice refuso.

• L’Incoterm mancante o indicato in modo errato. Senza di esso, un funzionario doganale non può stabilire se il trasporto sia incluso nel prezzo, il che incide sul valore su cui viene calcolato il dazio. Il luogo indicato erroneamente costituisce lo stesso problema in una forma diversa.

• Il Paese di origine lasciato vuoto o compilato con il Paese di spedizione. L’origine non è il luogo in cui le merci sono state caricate. Determina il trattamento preferenziale e una risposta errata costituisce un errore sostanziale nella dichiarazione.

• Una fattura proforma presentata come fattura commerciale. Le due fatture non sono intercambiabili. Presentare un preventivo come registrazione di una vendita crea una discrepanza immediata rispetto al documento di trasporto e al pagamento.

• Una fattura non firmata quando è richiesta una dichiarazione. Quando la destinazione richiede una dichiarazione firmata di veridicità, una fattura non firmata è un documento incompleto e la spedizione resta ferma.

• Il set non è coerente tra i documenti. Quantità, pesi, contrassegni e dati del destinatario devono coincidere tra la fattura, la lista di imballaggio e il documento di trasporto. Quando il problema riguarda contrassegni e quantità, il Generatore dei marchi di spedizione mantiene coerenti le informazioni riportate sul cartone e nei documenti.

Cosa fare dopo

Prendi l'ultima spedizione internazionale che hai effettuato e leggi la fattura commerciale come farebbe un funzionario doganale, senza alcun altro contesto. Riesci a identificare le merci basandoti solo sulla descrizione? Riesci a capire dove sono state prodotte? Riesci a vedere cosa rappresenta il valore e se include il trasporto? Se una qualsiasi risposta è negativa, la fattura comporta un rischio che emergerà soltanto alla frontiera.

Quindi correggi il processo, non il documento. Crea la fattura utilizzando gli stessi dati confermati della lista di imballaggio, verificala rispetto all'ordine di acquisto o alla lettera di credito prima che le merci partano, conferma una volta la classificazione e l'origine e riutilizzale in modo coerente, quindi invia il set allo spedizioniere doganale prima dell'arrivo. Una fattura commerciale è un documento breve preparato alla fine di un processo lungo, ed è proprio per questo che dovrebbe essere assemblata a partire da dati già verificati, invece di essere digitata ex novo sotto pressione.