Che cos'è uno spedizioniere? Ruolo, responsabilità e costi

Uno spedizioniere è un’impresa che organizza il trasporto delle merci per conto di qualcun altro. Normalmente non possiede la nave, l’aeromobile o i camion; acquista spazio dalle imprese che li possiedono, prepara la documentazione relativa al trasporto e si assume la responsabilità di far funzionare gli accordi. Per la maggior parte degli esportatori e degli importatori, lo spedizioniere è l’unico punto di contatto per una spedizione che passa attraverso diversi vettori, due regimi doganali e una serie di terminal.

Questa descrizione è corretta, ma è anche all’origine della maggior parte delle controversie sugli spedizionieri, perché “organizzare” si colloca ambiguamente tra due ruoli molto diversi. Uno spedizioniere può agire come agente, stipulando contratti a nome del mittente e trasferendo la responsabilità del vettore. Oppure può agire come principale, stipulando contratti a proprio nome e assumendo la posizione del vettore per la parte del viaggio che ha venduto. La stessa società svolge entrambi i ruoli, talvolta nella stessa settimana, e questa differenza determina chi è responsabile quando un container va perduto e quale documento di trasporto viene emesso per la banca.

Questa guida illustra cosa fa realmente uno spedizioniere, quando diventa il vettore, cosa non è, perché il documento di trasporto che emette è importante nell’ambito di un credito documentario, come funziona il consolidamento, cosa include ed esclude il preventivo di uno spedizioniere e dove gli accordi con gli spedizionieri vanno storti.

Cosa fa realmente uno spedizioniere

Il lavoro rientra in quattro categorie, ed è utile separarle perché spesso i clienti presumono di acquistare qualcosa di più circoscritto.

Spazio e instradamento. Lo spedizioniere seleziona il percorso e i vettori, prenota lo spazio e coordina i passaggi tra loro — dalla strada al terminal, dal terminal alla nave, dalla nave al terminal e dal terminal alla destinazione. Per un trasporto multimodale, questo è il fulcro del servizio, perché i ritardi e i danni si concentrano proprio nei passaggi.

Documentazione. Lo spedizioniere prepara o coordina la documentazione di esportazione, il documento di trasporto, il certificato di origine ove applicabile e la documentazione necessaria al vettore. È la parte che la maggior parte dei clienti nota, perché un documento mancante o incoerente blocca una spedizione nel momento peggiore possibile. Il set documentale è lo stesso trattato nella nostra guida a documenti di spedizione per l’esportazione.

Interfaccia doganale e conformità. Lo spedizioniere prepara i dati di cui il rappresentante doganale o l’importatore ha bisogno, li trasmette e coordina la sequenza dello sdoganamento affinché le merci non rimangano ferme in un terminal accumulando costi. L’atto giuridico dello sdoganamento è una funzione distinta soggetta a licenza, illustrata di seguito.

Consulenza su rischi e costi. Uno spedizioniere competente informa il cliente su come l’instradamento incide sul rischio, su quale parte è interessata dal termine di resa e su cosa esclude il preventivo. Quest’ultimo elemento è quello in cui il valore di uno spedizioniere è più evidente e più spesso ignorato: si veda la sezione sugli addebiti qui sotto.

Agente o principale: quando lo spedizioniere diventa il vettore

Questa distinzione determina la questione della responsabilità, e raramente viene spiegata al momento della vendita.

In qualità di agente, lo spedizioniere agisce per conto del mittente. Stipula contratti con i vettori per conto del mittente, e i diritti e le responsabilità del mittente derivano da tali contratti con i vettori e dalle loro condizioni standard. Se le merci vanno perdute in mare, la richiesta di risarcimento deve essere presentata contro il vettore marittimo in base al contratto di trasporto e al regime applicabile, non contro lo spedizioniere. L’esposizione dello spedizioniere è limitata alla mancata applicazione della ragionevole diligenza nell’organizzazione del trasporto.

In qualità di principale, lo spedizioniere stipula contratti a proprio nome per effettuare o procurare il trasporto e assume la posizione del vettore per quella parte dell’operazione. È ciò che fa uno spedizioniere quando consolida il carico ed emette il proprio documento di trasporto: opera come vettore comune non operatore di navi, ossia un’impresa che assume la responsabilità del vettore senza gestire navi.

La prova pratica è il documento. Se lo spedizioniere emette una propria polizza di carico o lettera di vettura, firmata in qualità di vettore o per conto del vettore, ha assunto la responsabilità del vettore per il trasporto coperto da quel documento. Se trasmette la polizza propria del vettore marittimo, si limita a organizzare il trasporto anziché effettuarlo. Entrambi gli accordi sono normali; ciò che non è normale è che il cliente non sappia quale dei due ha acquistato, perché la risposta determina contro chi agire e in base a quali limiti di responsabilità.

Cosa non è uno spedizioniere

Tre ruoli affini vengono regolarmente confusi con quello dello spedizioniere, e la confusione costa denaro quando viene presentata una richiesta di risarcimento.

Uno spedizioniere non è il vettore nel caso ordinario. Non possiede né gestisce la nave e, al di fuori degli accordi in qualità di principale descritti sopra, non assume la responsabilità del vettore. Un mittente che ritiene lo spedizioniere responsabile dell’intero viaggio perché era l’unico punto di contatto si basa su un presupposto, non su un contratto.

Uno spedizioniere non è un rappresentante doganale, sebbene spesso ne impieghi uno o collabori con uno. Lo sdoganamento delle merci è un’attività soggetta a licenza, e il soggetto che la svolge è responsabile nei confronti dell’autorità doganale per la dichiarazione, inclusi la classificazione, il valore e l’origine dichiarati. Quando uno spedizioniere trasmette dati preparati da qualcun altro, la responsabilità in materia di conformità resta in capo al dichiarante. Le nostre guide su significato del codice HTS e a cosa determina il Paese di origine trattano le due determinazioni che più spesso risultano errate in tale dichiarazione.

Uno spedizioniere inoltre non è un assicuratore. Uno spedizioniere organizza l’assicurazione del carico, ma non la fornisce. Il contratto di assicurazione è stipulato tra il mittente e l’assicuratore e opera secondo le proprie condizioni. Le condizioni generali di contratto di uno spedizioniere limitano quasi sempre la sua responsabilità a un importo ben inferiore al valore del carico e, in molti casi, il limite è espresso per chilogrammo o per collo anziché in relazione al valore delle merci. Non si tratta di un inganno: è la base sulla quale viene determinato il prezzo del servizio. Ciò significa però che un mittente che non ha sottoscritto una copertura separata si è autoassicurato la differenza senza averlo deciso.

Polizze di carico house e crediti documentari

Quando la vendita è pagata mediante un credito documentario, il documento di trasporto emesso dallo spedizioniere diventa una questione di pagamento anziché di logistica, ed è questo il punto in cui gli accordi con gli spedizionieri vanno più spesso storti in modo da coinvolgere il denaro.

Una banca che esamina i documenti rispetto a un credito verifica il documento di trasporto richiesto dal credito e si chiede se il documento presentato sia proprio quello. Quando il credito richiede una polizza di carico emessa da un vettore e il beneficiario presenta la propria polizza house dello spedizioniere, la questione è se il credito la consenta e se il documento sia firmato dal soggetto corretto nella giusta qualità. Una polizza house non è automaticamente inaccettabile: un documento emesso da un vettore comune non operatore di navi può essere conforme, purché la formulazione del credito consenta questo tipo di documento e il firmatario sia identificato correttamente. Tuttavia, un credito redatto sulla base della polizza del vettore marittimo, abbinato a uno spedizioniere che emette la propria, è un modo sicuro per generare una discrepanza nel bel mezzo di una spedizione già in corso.

La soluzione consiste nell’ordinare le operazioni, non nel discutere. Decidete come verranno spedite le merci e chi emetterà il documento di trasporto prima dell’apertura del credito, quindi redigete il credito sulla base di tale decisione. Un credito dovrebbe indicare il documento richiesto e la qualità nella quale deve essere firmato, anziché presumere che comparirà la polizza del vettore. La nostra guida a definizione di polizza di carico illustra la funzione del documento di trasporto e le differenze tra le sue varie forme, mentre la guida a lettera di credito standby illustra l’impegno utilizzato quando è necessaria una garanzia bancaria al di fuori di un credito in essere. Se invece la transazione viene pagata tramite bonifico bancario, la questione del documento scompare e la questione del pagamento è diversa: si veda la nostra guida a pagamenti tramite bonifico telegrafico.

	Spedizioniere	Vettore	Rappresentante doganale
Cosa fa	Organizza il trasporto, la documentazione e i passaggi tra i vettori	Effettua il trasporto con mezzi propri o noleggiati	Presenta la dichiarazione doganale e sdogana le merci
Possiede il trasporto	Di norma no	Sì, oppure lo noleggia	Non applicabile
Stipula contratti con	i vettori per conto dello spedizioniere, oppure in qualità di principale a proprio nome	Lo spedizioniere o il freight forwarder	L'importatore o il suo rappresentante
Documento che emette	Il proprio house bill o waybill quando agisce in qualità di principale; altrimenti nessuno	La polizza di carico o la lettera di vettura aerea	La dichiarazione doganale
Responsabilità che assume	Diligenza ragionevole in qualità di agente; responsabilità del vettore quando agisce in qualità di principale	Responsabilità del vettore ai sensi del contratto di trasporto e del regime applicabile	Responsabilità per l'accuratezza della dichiarazione
Autorizzato	Di norma no, anche se può possedere una licenza per altre attività	Autorizzato o abilitato in base alla modalità di trasporto	Sì, laddove la giurisdizione preveda una licenza per l'attività

La riga determinante è la quarta. Tutto ciò che il cliente ritiene in merito alla responsabilità dipende dal documento che compare e da chi lo ha firmato.

Consolidamento: come funziona il groupage

Il consolidamento è ciò che un freight forwarder vende a uno spedizioniere il cui carico è troppo piccolo per riempire un container, e comprenderlo spiega sia il costo sia la documentazione. Il modo in cui vengono determinati i prezzi delle due soluzioni e quale sia più adatta a una determinata spedizione è illustrato nella nostra guida a FCL vs LCL.

Il freight forwarder prenota un container presso il vettore marittimo e lo riempie con merci di diversi spedizionieri dirette verso la stessa regione di destinazione. Ogni spedizioniere consegna la merce presso la struttura del freight forwarder, dove il carico viene consolidato e caricato. Il vettore emette una polizza di carico master al freight forwarder, relativa all'intero container. Il freight forwarder emette una polizza di carico house a ciascuno spedizioniere, relativa alla sua spedizione. A destinazione il container viene svuotato e ogni spedizione viene svincolata contro presentazione della propria polizza house.

Ne conseguono due effetti. Il contratto di trasporto dello spedizioniere è con il freight forwarder, non con il vettore marittimo, motivo per cui questo è l'accordo principale descritto in precedenza e per cui si applicano i limiti di responsabilità del freight forwarder. Inoltre, la merce dello spedizioniere condivide un container con quella di altri spedizionieri: per questo il groupage non è adatto a ogni tipo di merce e il freight forwarder impone restrizioni su ciò che può essere consolidato. Le due polizze descrivono un unico movimento fisico e la documentazione deve rimanere coerente in entrambi i documenti — l'ambito in cui il Checklist dei documenti di esportazione trova utile applicazione.

Cosa addebita lo spedizioniere e cosa esclude

Un preventivo di un freight forwarder non è un prezzo per far arrivare la merce; è un prezzo per un insieme definito di servizi, ed è proprio nella definizione che si celano le sorprese.

Addebiti all'origine coprono le attività presso il punto di spedizione: ritiro, sdoganamento all'esportazione, movimentazione presso il terminal di origine, documentazione e prenotazione. Trasporto è il trasporto principale via mare o per via aerea. Addebiti a destinazione coprono le attività presso il punto di ricezione: movimentazione presso il terminal di destinazione, consegna al destinatario, sdoganamento all'importazione e spesso svincolo del container. Dazi e imposte sono nuovamente separati e, secondo la maggior parte dei termini di resa, ricadono sull'importatore.

Il problema ricorrente è che i preventivi differiscono per ciò che includono tra questi quattro elementi, e i termini usati per descriverli non sono standardizzati. Una tariffa “all-in” che esclude gli oneri di destinazione non è fuorviante, ma non è nemmeno realmente all-inclusive, e il destinatario scopre la differenza quando gli viene chiesto di pagare per lo svincolo della propria merce. La contromisura consiste nel chiedere che il preventivo sia suddiviso secondo queste quattro voci e nel chiedere specificamente quali oneri saranno fatturati al destinatario a destinazione.

Quando la trattativa verte sul costo, il confronto corretto è tra gli importi consegnati, non tra le tariffe di trasporto, perché la voce di trasporto rappresenta solo una frazione del costo sostenuto per ricevere la merce. La nostra guida a cosa comprende il costo a destino illustra le componenti, la Calcolatore per il confronto dei preventivi di trasporto confronta i preventivi su una base omogenea e la Calcolatore dei costi di trasporto LCL definisce il prezzo specifico del caso di groupage. Quando la spedizione si muove secondo un termine che pone il trasporto a carico del venditore, i limiti di tale obbligo sono stabiliti dalla regola e non dal preventivo — le nostre guide a CIF e a Incoterms DAP illustrano dove queste due regole collocano il passaggio di consegna.

Dove gli accordi con gli spedizionieri vanno storti

• Dando per scontato che il freight forwarder sia responsabile della merce. A meno che non agisca in qualità di principale, non lo è, e in ogni caso le sue condizioni standard limitano ciò che è tenuto a risarcire. L'assicurazione è separata e lo spedizioniere deve organizzarla.

• Non sapere quale documento di trasporto verrà emesso. Il documento determina simultaneamente il regime di responsabilità e quello dei pagamenti. Chiedetelo prima della prenotazione, non dopo che la merce è salpata.

• Un credito che indica il documento sbagliato. Un credito che richiede la polizza del vettore, mentre viene presentata una polizza house, genera una discrepanza quando la merce è in transito. Strutturate il credito in funzione dell'accordo di spedizione.

• Confrontare preventivi che comprendono cose diverse. Origine, trasporto, destinazione e dazi sono quattro voci separate. Due preventivi “all-in” che includono sottoinsiemi diversi non sono comparabili.

• Lasciare non specificati gli oneri a destinazione. Il destinatario spesso riceve direttamente l’addebito e un acquirente che non si aspettava la fattura lo considera una carenza nell’esecuzione da parte del venditore.

• Lasciare scadere il periodo di franchigia. I container trattenuti oltre il periodo di franchigia del vettore sono soggetti a controstallie al terminal e a detention al di fuori di esso, e tali addebiti vengono trasferiti a chi detiene l’attrezzatura. Sono del tutto evitabili con una sequenza di sdoganamento che inizi prima dell’attracco della nave.

• Considerare lo spedizioniere come esperto doganale. Il dichiarante risponde della classificazione, del valore e dell’origine. Uno spedizioniere che trasmette dati predisposti da altri non assume tale responsabilità.

Cosa fare dopo

Decidete tre aspetti prima di effettuare qualsiasi prenotazione. Quale documento verrà emesso e da chi, e in quale veste. Quali dei quattro gruppi di costi copre il preventivo e quali di questi verranno addebitati a destinazione. E chi sostiene il rischio della merce per ciascuna tratta: una questione che riguarda l’assicurazione e il termine di resa, non lo spedizioniere.

Poi inserite queste risposte dove devono stare. Il termine di resa nel contratto di vendita stabilisce dove termina l’obbligo del venditore, e il documento di trasporto deve essere quello accettato dal meccanismo di pagamento. Quando entrambi sono ancora da definire, il Selettore Incoterms® 2020 risolve l’aspetto della consegna e il Calcolatore per il confronto dei preventivi di trasporto risolve il confronto e, quando si sta definendo il contratto, le clausole relative a pagamento, consegna e trasporto si leggono meglio come un unico accordo anziché come tre — vedere Revisione dei rischi contrattuali TradeShield.

Uno spedizioniere è realmente utile in un solo modo: trasforma una serie di contratti separati con vettori, terminal e autorità in un unico accordo che lo speditore può gestire. Questo valore è reale, ma ha anche dei limiti. Lo spedizioniere gestisce l’accordo; lo speditore mantiene la responsabilità del rischio, della conformità e della decisione su chi paga cosa a destinazione.

Dove utilizzarlo come passo successivo

Le domande sugli addebiti trattate in questo articolo sono quelle a cui questi calcolatori rispondono utilizzando i vostri dati. Il calcolatore del peso volumetrico elabora volumi, pesi e costi di trasporto utilizzando gli stessi dati, mentre la piattaforma che conserva i dettagli della spedizione insieme ai dati dell’acquirente e del prodotto è descritta nella pagina dei servizi.