Hóa đơn thương mại là gì? Định nghĩa, các trường thông tin và điểm khác biệt với hóa đơn chiếu lệ

Hóa đơn thương mại là hóa đơn người bán lập cho hàng hóa, và trong thương mại quốc tế, đây cũng là chứng từ cho hải quan biết lô hàng có giá trị bao nhiêu. Hai chức năng đó cùng nằm trên một tờ giấy, vì vậy một chứng từ thoạt nhìn chỉ như công việc hành chính thông thường lại thực sự là hạng mục bị kiểm tra kỹ lưỡng nhất trong một bộ hồ sơ xuất khẩu. Nếu mô tả không cụ thể hoặc giá trị không nhất quán, hàng hóa sẽ bị dừng ở biên giới trong khi hồ sơ bị xem xét.

Hướng dẫn này trình bày hóa đơn thương mại là gì, mọi trường thông tin cần có, sự khác biệt giữa hóa đơn thương mại với hóa đơn chiếu lệ và phiếu đóng gói, lý do hóa đơn thương mại quyết định việc tính thuế nhập khẩu, cách xác định giá trị khai báo, ai lập hóa đơn và lập khi nào, cũng như những lỗi thường làm chậm quá trình thông quan nhất.

Đây cũng là chứng từ thường được hoàn thiện sau cùng. Hóa đơn được nhập sau khi hàng đã đóng gói, sau khi cước vận chuyển đã được đặt chỗ và thường là sau khi tàu đã khởi hành, dựa trên dữ liệu đã được sao chép giữa các hệ thống nhiều lần. Chính vì vậy mà lỗi xuất hiện: đến khi có người lập hóa đơn, các chi tiết cần đối chiếu với nó đã nằm rải rác trong phiếu đóng gói, đơn đặt hàng, xác nhận đặt chỗ và thư tín dụng. Các phần dưới đây được sắp xếp theo cách chứng từ thực tế được lập, để việc kiểm tra được thực hiện trước khi hàng di chuyển thay vì sau khi hàng bị giữ lại.

Hóa đơn thương mại là gì

Hóa đơn thương mại là chứng từ do người bán phát hành cho người mua, ghi nhận việc bán hàng hóa: đã bán gì, số lượng bao nhiêu, giá nào, theo điều khoản nào và tổng giá trị là bao nhiêu. Đây là yêu cầu thanh toán của người bán và là bằng chứng của người mua về những gì đã mua. Trong một giao dịch nội địa, như vậy là đủ.

Trong một giao dịch quốc tế, cùng chứng từ đó có thêm chức năng thứ hai. Cơ quan hải quan sử dụng chứng từ này để xác định hàng hóa, phân loại hàng hóa và xác lập giá trị của hàng hóa, vì vậy hóa đơn trở thành bằng chứng chính để tính thuế nhập khẩu và các loại thuế khác. Hóa đơn cũng đi cùng lô hàng, nên đơn vị vận chuyển hoặc đại lý môi giới có thể cần chứng từ này trước khi người mua nhìn thấy nó.

Chính vai trò kép đó khiến hóa đơn thương mại khác với một hóa đơn thông thường. Hóa đơn lập cho khách hàng nội địa chỉ cần đáp ứng yêu cầu của người mua. Hóa đơn thương mại phải đáp ứng yêu cầu của người mua, hồ sơ nội bộ của người xuất khẩu, đơn vị vận chuyển và cơ quan hải quan — cơ quan không có quan hệ thương mại với bên nào và không có lý do để mặc nhiên tin vào giá trị được khai báo. Mỗi đối tượng xem xét lại chú ý đến những điểm khác nhau, và các trường thông tin quan trọng với hải quan thường là những trường mà người bán trong nước sẽ không cần đến — nước xuất xứ, mã phân loại mười chữ số, Incoterm và mô tả đủ cụ thể để có thể phân loại.

Hóa đơn thương mại phải có những gì

Các trường thông tin dưới đây là những mục xuất hiện phổ biến ở nhiều khu vực pháp lý và là những gì đại lý môi giới sẽ yêu cầu. Yêu cầu thay đổi tùy theo quốc gia và loại lô hàng, vì vậy hãy xem đây là bộ thông tin cần dùng trong thực tế thay vì danh sách pháp lý áp dụng cho mọi trường hợp.

• Thông tin người bán và người mua. Tên pháp lý đầy đủ và địa chỉ của cả hai bên, cùng với người nhận hàng nếu khác với người mua.

• Số và ngày lập hóa đơn. Số hóa đơn phải là duy nhất trong hồ sơ của người bán và ngày lập phải nhất quán với lô hàng. Ngày lập trước ngày đơn đặt hàng hoặc sau ngày chứng từ vận tải sẽ dễ dẫn đến câu hỏi.

• Mô tả hàng hóa. Mô tả thương mại đủ cụ thể để phân loại — mặt hàng là gì, được làm từ gì và dùng để làm gì. “Phụ tùng”, “mẫu hàng” hoặc mã sản phẩm nội bộ không cung cấp thông tin gì cho cán bộ hải quan.

• Số lượng, đơn giá và tổng tiền. Ghi theo từng dòng, nêu rõ đơn vị đo lường, và tổng tiền của các dòng phải cộng lại bằng tổng tiền trên hóa đơn.

• Loại tiền tệ. Ghi rõ ràng và phải là loại tiền tệ được thể hiện trong điều khoản thanh toán.

• Điều kiện giao hàng. Incoterm và địa điểm được chỉ định, vì điều kiện này xác định những chi phí nào đã nằm trong giá và những chi phí nào chưa bao gồm.

• Nước xuất xứ. Nơi hàng hóa được sản xuất, không phải nơi hàng được gửi đi hoặc bán ra. Xuất xứ quyết định việc hưởng mức thuế ưu đãi, nên thông tin này được kiểm tra. Các tiêu chí để xác định nội dung này được trình bày trong hướng dẫn của chúng tôi về những yếu tố xác định nước xuất xứ.

• Phân loại. Mã hàng hóa được sử dụng cho hàng hóa tại quốc gia đến, trong trường hợp quốc gia đến yêu cầu ghi mã này trên hóa đơn.

• Điều khoản thanh toán. Thời điểm và cách thức người mua phải thanh toán, cùng mọi thông tin tham chiếu mà bộ phận tài chính của người mua cần. Khi khoản thanh toán được bảo đảm bằng hối phiếu thay vì số dư chưa thanh toán, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về hối phiếu giải thích cách công cụ đó được lập, chấp nhận và thanh toán.

• Cước vận chuyển và bảo hiểm nếu được tách riêng. Thông tin này có liên quan vì một số chế độ hải quan tính thuế dựa trên giá trị đã bao gồm các khoản này, trong khi các chế độ khác thì không.

• Tuyên bố và chữ ký. Nhiều quốc gia đến yêu cầu hóa đơn phải có tuyên bố đã ký xác nhận rằng các thông tin là đúng và chính xác. Khi có yêu cầu này, hóa đơn không có chữ ký là hóa đơn chưa hoàn chỉnh.

Hóa đơn thương mại và hóa đơn chiếu lệ

Hai loại hóa đơn này thường bị nhầm lẫn, và sự nhầm lẫn đó gây ra vấn đề thực tế vì chúng phục vụ hai giai đoạn đối lập của một giao dịch. Một hóa đơn chiếu lệ được phát hành trước khi hàng hóa di chuyển. Đây là một báo giá dưới dạng hóa đơn: nêu rõ người bán sẽ cung cấp gì và chi phí là bao nhiêu, để người mua có thể lập đơn đặt hàng, mở thư tín dụng, xin giấy phép nhập khẩu hoặc thu xếp thanh toán trước. Đây không phải là yêu cầu thanh toán và không ghi nhận một giao dịch bán hàng đã hoàn tất.

	Hóa đơn thương mại	Hóa đơn chiếu lệ
Thời điểm phát hành	Cùng với hoặc sau khi lô hàng được giao	Trước khi hàng hóa di chuyển
Đây là gì	Yêu cầu thanh toán ghi nhận một giao dịch bán hàng	Báo giá dưới dạng hóa đơn
Có ghi nhận giao dịch bán hàng không?	Có — giao dịch bán hàng đã diễn ra	Không — đây là những gì người bán đề xuất cung cấp
Giá trị	Phải phản ánh chính xác những gì đã được vận chuyển và tính phí	Mang tính chỉ dẫn và có thể tự do điều chỉnh
Được dùng để định giá hàng hóa tính thuế?	Có — chứng từ định giá chính	Không
Ảnh hưởng đến thanh toán	Phải thanh toán theo các điều khoản đã thỏa thuận	Không phải yêu cầu thanh toán
Cách sử dụng điển hình	Thông quan, thanh toán, hồ sơ của người mua	Mở thư tín dụng, xin giấy phép, thu xếp thanh toán trước

A hóa đơn thương mại được phát hành cùng hoặc sau khi hàng được giao và ghi nhận giao dịch mua bán đã thực sự diễn ra. Đây là chứng từ được xuất trình để thanh toán và là chứng từ mà hải quan sử dụng để định giá hàng hóa. Khi không có khoản nào được ký phát và người mua chỉ đơn giản chuyển tiền, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về thanh toán bằng điện chuyển tiền giải thích cách thức này hoạt động.

Những khác biệt thực tế bắt nguồn từ đó. Hóa đơn chiếu lệ có thể báo giá chỉ mang tính chỉ dẫn và có thể tự do điều chỉnh. Hóa đơn thương mại phải phản ánh chính xác những gì đã được vận chuyển và tính phí, vì người mua thanh toán dựa trên hóa đơn này và hải quan đánh giá dựa trên đó. Khi lô hàng không khớp với hóa đơn chiếu lệ — chẳng hạn số lượng khác, thông số kỹ thuật thay đổi hoặc điều chỉnh giá — hóa đơn thương mại phải thể hiện các số liệu chính xác, và sự chênh lệch giữa hai chứng từ cần được giải thích rõ ràng thay vì bị che giấu.

Khi có liên quan đến thư tín dụng, điều này quan trọng hơn so với giao dịch ghi sổ, vì ngân hàng kiểm tra hóa đơn thương mại theo các điều khoản của thư tín dụng chứ không dựa trên những gì đã dự định. Hướng dẫn của chúng tôi về thư tín dụng dự phòng trình bày khía cạnh thư tín dụng của thỏa thuận đó, còn Trình tạo hóa đơn chiếu lệ trình bày về chứng từ trước đó để hai chứng từ nhất quán ngay từ đầu.

Hóa đơn thương mại đứng bên cạnh các chứng từ khác như thế nào

Một bộ hồ sơ xuất khẩu là tập hợp các chứng từ phải thống nhất với nhau, và hóa đơn thương mại là cơ sở của bộ chứng từ đó. Phiếu đóng gói mô tả những gì thực tế có trong lô hàng và cách hàng được đóng gói. Chứng từ vận tải — vận đơn đường biển hoặc vận đơn hàng không — ghi nhận những gì hãng vận chuyển đã tiếp nhận và các điều khoản vận chuyển; hướng dẫn của chúng tôi về định nghĩa vận đơn trình bày cách thức chứng từ đó hoạt động.

Khi các chứng từ không khớp, chính sự bất nhất đó là vấn đề. Hóa đơn ghi tám thùng carton trong khi phiếu đóng gói ghi chín thùng, hoặc chứng từ vận tải nêu một người nhận hàng khác, sẽ tạo ra câu hỏi vào đúng thời điểm tồi tệ nhất. Hải quan đối chiếu các chứng từ, và ngân hàng cũng vậy nếu có thư tín dụng liên quan; cả hai đều không thông cảm với lời giải thích được đưa ra sau khi hàng hóa đã bị giữ lại.

Vì vậy, không nên lập hóa đơn một cách riêng lẻ. Hóa đơn nên được xây dựng từ cùng dữ liệu đóng gói cơ sở với phiếu đóng gói và được đối chiếu với lô hàng đã đặt. Công cụ Danh sách kiểm tra chứng từ xuất khẩu giữ toàn bộ bộ chứng từ thống nhất, công cụ Trình xây dựng phiếu đóng gói giữ cho số lượng và ký mã hiệu khớp nhau, còn công cụ Công cụ kiểm tra hóa đơn thương mại kiểm tra chính hóa đơn để phát hiện những thiếu sót có thể khiến hàng bị giữ lại.

Vì sao hóa đơn thương mại quyết định việc tính thuế nhập khẩu

Thuế được áp trên một giá trị, và đối với hầu hết các lô hàng, điểm bắt đầu để xác định giá trị đó là giá thực tế đã thanh toán hoặc phải thanh toán — tức con số trên hóa đơn thương mại. Việc phân loại quyết định mức thuế suất, nhưng hóa đơn quyết định cơ sở áp dụng mức thuế suất đó. Một mã hàng hóa chính xác áp dụng cho giá trị bị khai thấp vẫn cho ra số thuế sai, và nhà xuất khẩu phải chịu trách nhiệm giải trình sai sót đó.

Do đó, hóa đơn không chỉ ghi nhận giao dịch mua bán: nó còn đề xuất trị giá hải quan. Đó là lý do phần mô tả quan trọng đến vậy. Hải quan phải có khả năng xác định hàng hóa từ hóa đơn để kiểm tra việc phân loại, và một mô tả có thể chỉ nhiều sản phẩm khác nhau sẽ khiến cán bộ phải tự quyết định đó là sản phẩm nào — thường bất lợi cho nhà nhập khẩu và luôn làm mất thời gian.

Phân loại và định giá là hai quy trình riêng biệt, và cả hai đều phải chính xác. Hướng dẫn của chúng tôi về ý nghĩa của mã HTS giải thích cách thức cấu trúc mã hoạt động, còn Trình kiểm tra cấu trúc và định dạng mã HS và Trình khởi chạy tìm kiếm mã HS giúp xác nhận việc phân loại. Về mặt định giá, công cụ Hướng dẫn phương pháp xác định trị giá hải quan trình bày cách xác định giá trị, còn công cụ Công cụ tính Thuế Hải quan & Thuế Nhập khẩu áp dụng mức thuế suất vào một giá trị để thể hiện tác động của cả hai yếu tố.

Giá trị nào được ghi trên hóa đơn

Giá trị khai báo phải là giá thực tế đã thanh toán hoặc phải thanh toán cho hàng hóa, được điều chỉnh theo yêu cầu của các quy định về định giá tại nơi đến. Đối với hầu hết giao dịch, điều đó có nghĩa là giá trên hóa đơn, cộng thêm các khoản bổ sung khi chế độ áp dụng trị giá bao gồm cước vận chuyển và bảo hiểm đến nơi nhập khẩu, và chỉ khấu trừ khi các quy định cho phép cụ thể.

Giá trị đó không được là một con số thuận tiện. Khai thấp giá trị lô hàng để giảm thuế là hành vi vi phạm hải quan tại hầu hết các khu vực pháp lý, và thường xuyên bị phát hiện: giá trị khai báo thấp hơn nhiều so với giá thị trường của cùng loại hàng hóa, một loạt lô hàng giống hệt nhau được khai ở một con số tròn khó tin, hoặc hóa đơn không đối chiếu được với hồ sơ thanh toán của người mua đều sẽ bị chú ý. Hậu quả không chỉ giới hạn ở tiền thuế, mà còn ảnh hưởng đến cả nhà nhập khẩu và nhà xuất khẩu.

Hai rủi ro liên quan phổ biến hơn việc cố ý khai thấp giá trị. Thứ nhất là khai một giá trị danh nghĩa cho hàng mẫu hoặc hàng khuyến mại có giá trị thương mại thực tế — nhiều chế độ vẫn yêu cầu khai giá trị chính xác ngay cả khi hàng hóa không được bán. Thứ hai là hóa đơn không nhất quán về nội bộ, trong đó tổng từng dòng, tổng hóa đơn và loại tiền tệ không khớp nhau; điều này dễ bị hiểu là che giấu thông tin dù thực tế chỉ do bất cẩn. Khi chi phí giao hàng là cơ sở người mua thực sự định giá, công cụ chi phí đến nơi phân tích chi tiết Công cụ tính chi phí đưa hàng đến nơi là nơi phù hợp để lưu phép tính đó, còn công cụ.

Ai lập hóa đơn và lập khi nào

thực hiện phép tính riêng, tách khỏi chính hóa đơn.

Nhà xuất khẩu lập hóa đơn thương mại vì nhà xuất khẩu là bên bán. Trên thực tế, người giao nhận hoặc đại lý hải quan thường soạn bản cuối cùng thay mặt nhà xuất khẩu từ dữ liệu lô hàng, và nhà xuất khẩu ký hoặc phê duyệt hóa đơn. Dù ai là người nhập dữ liệu, nhà xuất khẩu vẫn chịu trách nhiệm về tính chính xác — ủy quyền xử lý giấy tờ không chuyển giao trách nhiệm pháp lý.

Thời điểm rất quan trọng vì hóa đơn cung cấp dữ liệu cho nhiều quy trình. Ở một số chế độ, hóa đơn phải tồn tại trước khi hàng được thông quan xuất khẩu; khi có thư tín dụng, hóa đơn phải khớp với thư tín dụng trước khi xuất trình chứng từ; và hóa đơn phải đến tay đại lý hải quan trước khi lô hàng đến nơi để thủ tục thông quan không phải chờ giấy tờ. Hóa đơn được lập sau khi hàng đến là hóa đơn được lập quá muộn, trong khi phí lưu container và lưu kho vẫn tiếp tục phát sinh. Trình chọn Incoterms® 2020 Vì vậy, trình tự thực hiện là: thống nhất các điều khoản bán hàng và điều kiện giao hàng; xác nhận việc phân loại và xuất xứ; lập hóa đơn từ dữ liệu đóng gói và định giá đã được xác nhận; kiểm tra hóa đơn theo thư tín dụng hoặc đơn đặt hàng; phát hành cùng lô hàng; và gửi toàn bộ bộ chứng từ cho đại lý trước khi hàng đến. Khi điều kiện giao hàng vẫn đang được áp dụng, công cụ CIF và FCA xác định những chi phí nào nằm trong giá, còn các hướng dẫn của chúng tôi về.

Những lỗi làm chậm quá trình thông quan

• đề cập đến hai điều kiện thường được sử dụng nhất cho các lô hàng đường biển và hàng đóng container. Mô tả phù hợp với hệ thống nội bộ chứ không phù hợp với hải quan.

• Không thể phân loại hàng hóa chỉ bằng số bộ phận và tên sản phẩm viết tắt. Hãy mô tả hàng hóa, không chỉ ghi mục trong danh mục. Giá trị không thể đối chiếu.

• Tổng từng dòng không cộng đúng, tổng cộng không khớp với điều khoản thanh toán, hoặc loại tiền tệ được nêu ở phần đầu nhưng lại được ngầm hiểu theo cách khác ở nơi khác. Mỗi trường hợp đều thể hiện một vấn đề chứ không đơn thuần là lỗi đánh máy. Incoterm bị thiếu hoặc ghi sai.

• Không điền quốc gia xuất xứ hoặc điền quốc gia nơi hàng được vận chuyển đi. Xuất xứ không phải là nơi hàng hóa được xếp lên phương tiện vận chuyển. Xuất xứ quyết định việc hưởng ưu đãi, và câu trả lời sai là một lỗi khai báo nghiêm trọng.

• Hóa đơn chiếu lệ được xuất trình dưới dạng hóa đơn thương mại. Hai loại hóa đơn này không thể thay thế cho nhau. Việc xuất trình báo giá như hồ sơ của một giao dịch mua bán ngay lập tức tạo ra sự bất nhất với chứng từ vận tải và khoản thanh toán.

• Hóa đơn không có chữ ký trong trường hợp bắt buộc phải có tuyên bố. Khi điểm đến yêu cầu một tuyên bố có chữ ký xác nhận tính trung thực, hóa đơn không có chữ ký là chứng từ chưa hoàn chỉnh và lô hàng sẽ phải chờ.

• Bộ chứng từ không nhất quán giữa các tài liệu. Số lượng, trọng lượng, ký mã hiệu và thông tin người nhận hàng phải khớp nhau trên hóa đơn, phiếu đóng gói và chứng từ vận tải. Khi vấn đề nằm ở ký mã hiệu và số lượng, bộ Trình tạo ký mã hiệu vận chuyển giúp thùng hàng và giấy tờ luôn thể hiện cùng một thông tin.

Việc cần làm tiếp theo

Hãy lấy lô hàng quốc tế gần nhất bạn đã thực hiện và đọc hóa đơn thương mại như một cán bộ hải quan sẽ đọc, không dựa vào bất kỳ thông tin bối cảnh nào khác. Chỉ từ phần mô tả, bạn có xác định được hàng hóa không? Bạn có biết chúng được sản xuất ở đâu không? Bạn có thấy giá trị đó bao gồm những gì và liệu cước vận chuyển có nằm trong đó không? Nếu bất kỳ câu trả lời nào là không, hóa đơn đang tiềm ẩn một rủi ro chỉ bộc lộ tại cửa khẩu.

Sau đó, hãy khắc phục quy trình thay vì chỉ sửa chứng từ. Lập hóa đơn từ cùng một bộ dữ liệu đã được xác nhận như phiếu đóng gói, đối chiếu với đơn đặt hàng hoặc thư tín dụng trước khi hàng rời đi, xác nhận mã phân loại và xuất xứ một lần rồi sử dụng nhất quán, đồng thời gửi bộ chứng từ cho đại lý hải quan trước khi hàng đến. Hóa đơn thương mại là một chứng từ ngắn được lập ở giai đoạn cuối của một quy trình dài, và đó chính là lý do cần lập hóa đơn từ dữ liệu đã được kiểm tra trước, thay vì nhập mới trong lúc chịu áp lực thời gian.