Thư tín dụng dự phòng: Đây là gì và khác thư tín dụng thương mại như thế nào

Tín dụng thư dự phòng không phải là phương thức thanh toán tiền hàng. Đây là cam kết của ngân hàng sẽ thanh toán nếu một bên không thực hiện nghĩa vụ. Chỉ một điểm khác biệt này đã giải thích gần như mọi khác biệt giữa tín dụng thư dự phòng và tín dụng thư thương mại mà hầu hết nhà xuất khẩu hình dung khi nghe đến thuật ngữ này — mục đích khác nhau, điều kiện kích hoạt khác nhau, quy tắc khác nhau và cơ cấu chi phí cũng rất khác nhau. Coi hai công cụ này chỉ là các biến thể của cùng một công cụ là sự hiểu lầm phổ biến nhất và tốn kém nhất trong lĩnh vực này.

Hướng dẫn này trình bày tín dụng thư dự phòng là gì, nó khác với tín dụng thương mại hoặc tín dụng chứng từ như thế nào, việc rút tiền thực sự diễn ra ra sao, các loại tín dụng thư dự phòng chính, những quy tắc điều chỉnh chúng, và cách tín dụng thư dự phòng so sánh với các bảo lãnh ngân hàng có cùng vai trò ở nhiều nơi trên thế giới. Hướng dẫn cũng đề cập đến chi phí duy trì công cụ này và những điểm bất cập có thể biến một tín dụng thư dự phòng thành tranh chấp đúng vào thời điểm nó được kỳ vọng sẽ thanh toán.

Sự khác biệt này dẫn đến một hệ quả thực tế xuyên suốt toàn bộ nội dung dưới đây. Tín dụng thương mại được soạn thảo xoay quanh các chứng từ, vì chứng từ là những gì ngân hàng sẽ kiểm tra khi thực hiện thanh toán. Thư tín dụng dự phòng được soạn thảo xoay quanh một điều kiện, vì điều kiện đó quyết định liệu ngân hàng có thực hiện thanh toán hay không. Khi điều kiện được quy định lỏng lẻo, người yêu cầu phát hành phải chịu rủi ro lớn hơn dự kiến; khi điều kiện quá chặt chẽ, người thụ hưởng có thể nhận thấy rằng không thể sử dụng khoản bảo đảm khi cần. Hãy ghi nhớ sự đánh đổi này khi đọc phần còn lại của hướng dẫn. Khi khoản thanh toán được bảo đảm bằng hối phiếu thay vì bằng một số dư công nợ mở, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về hối phiếu giải thích cách công cụ đó được lập, chấp nhận và thanh toán.

Tín dụng thư là gì, trong một đoạn văn

Tín dụng thư, còn gọi là tín dụng chứng từ, là cam kết của ngân hàng sẽ thanh toán cho bên thụ hưởng khi xuất trình các chứng từ phù hợp với các điều khoản của tín dụng. Ngân hàng thay thế năng lực tín dụng của người mua bằng năng lực tín dụng của chính mình, và đó chính là mục đích của công cụ này: người bán được ngân hàng thanh toán thay vì một đối tác thương mại mà họ có thể không đánh giá được, còn người mua chỉ thanh toán dựa trên các chứng từ chứng minh hàng đã được giao.

Hai đặc điểm xác định công cụ này. Đây là một công cụ mang tính chứng từ, nghĩa là ngân hàng xử lý chứng từ chứ không xử lý hàng hóa, nên nghĩa vụ của ngân hàng phụ thuộc vào việc các giấy tờ xuất trình có khớp với các điều khoản của tín dụng hay không, chứ không phụ thuộc vào việc hàng hóa có đạt yêu cầu hay không. Đồng thời, đây là một công cụ độc lập, nghĩa là nghĩa vụ của ngân hàng tồn tại độc lập chứ không phải là nghĩa vụ phái sinh từ hợp đồng mua bán cơ sở. Ngân hàng đã phát hành tín dụng không thể từ chối thanh toán chỉ vì người mua thông báo rằng hàng hóa giao trễ hoặc bị lỗi; ngân hàng chỉ có thể từ chối trên cơ sở chứng từ.

Khuôn khổ đó được áp dụng trực tiếp vào tín dụng thư dự phòng, vốn có cùng tính chất chứng từ và độc lập nhưng áp dụng cho một cam kết khác. Nếu bạn đang tập hợp bộ hồ sơ vận chuyển để đối chiếu với một tín dụng, hướng dẫn của chúng tôi về chứng từ vận chuyển cho hàng xuất khẩu trình bày các chứng từ liên quan, còn định nghĩa vận đơn trình bày chứng từ vận tải mà hầu hết các tín dụng đều dựa vào.

Tín dụng thư dự phòng thực sự là gì

Tín dụng thư dự phòng là cam kết của ngân hàng sẽ thanh toán cho bên thụ hưởng nếu bên yêu cầu phát hành không thực hiện một nghĩa vụ. Nghĩa vụ được bảo đảm có thể là giao hàng, thực hiện hợp đồng, hoàn trả khoản tiền ứng trước hoặc một nghĩa vụ thanh toán thuộc loại khác. Ngân hàng không kỳ vọng sẽ phải thanh toán; ngân hàng kỳ vọng nghĩa vụ sẽ được thực hiện và tín dụng thư dự phòng sẽ hết hạn mà không được sử dụng.

Kỳ vọng đó là điều khiến thư tín dụng dự phòng trở thành một công cụ thứ cấp. Trong tín dụng thương mại, thanh toán là kết quả thông thường — ngân hàng thanh toán vì hàng hóa đã được giao. Trong thư tín dụng dự phòng, thanh toán là kết quả bất thường, được kích hoạt khi xảy ra vi phạm nghĩa vụ. Công cụ này ở trạng thái không hoạt động cho đến khi có sự cố xảy ra, và giá trị của nó nằm ở việc người thụ hưởng biết rằng mình sẽ được thanh toán nhanh chóng nếu sự cố đó xảy ra. Khi không có khoản tiền nào được yêu cầu rút theo thư tín dụng và người mua chỉ đơn giản chuyển tiền, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về thanh toán bằng điện chuyển tiền giải thích cách thức này hoạt động.

Hệ quả là tín dụng thư dự phòng về chức năng gần với bảo lãnh hơn là một cơ chế thanh toán. Bên thụ hưởng không dựa vào tín dụng thư dự phòng để được thanh toán cho một lần giao hàng; họ dựa vào đó để được bồi hoàn khi có vi phạm. Đó là lý do tín dụng thư dự phòng được sử dụng để bảo đảm các nghĩa vụ thực hiện trong hợp đồng, hồ sơ dự thầu và thỏa thuận thanh toán trước, thay vì để thanh toán các hóa đơn thông thường — một khác biệt định hình toàn bộ văn bản.

Tín dụng thư dự phòng và tín dụng thư thương mại

Hai công cụ này chia sẻ một cơ chế ngân hàng, nhưng hầu như không có điểm chung nào khác. Bảng dưới đây nêu những khác biệt có ý nghĩa về mặt thương mại.

	Tín dụng thư dự phòng	Tín dụng thương mại (tín dụng chứng từ)
Mục đích	Bảo đảm nghĩa vụ thực hiện	Thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp
Kết quả thông thường	Hết hạn mà không được sử dụng	Được rút tiền trong quá trình giao dịch thông thường
Điều gì kích hoạt thanh toán	Việc bên yêu cầu phát hành không thực hiện nghĩa vụ	Xuất trình phù hợp các chứng từ vận chuyển
Các chứng từ được xuất trình	Thông thường là yêu cầu thanh toán và tuyên bố về việc vi phạm nghĩa vụ, đôi khi kèm chứng nhận của bên thứ ba	Hóa đơn, chứng từ vận tải, phiếu đóng gói, các chứng nhận và mọi chứng từ kiểm định
Ai dựa vào công cụ này	Bên chịu rủi ro do việc không thực hiện nghĩa vụ	Người bán đang chờ thanh toán
Cách sử dụng điển hình	Thực hiện hợp đồng, hồ sơ dự thầu, thanh toán trước, nghĩa vụ thanh toán	Bán hàng hóa khi người bán muốn được ngân hàng thanh toán
Các quy tắc thường được áp dụng	Các quy tắc thực hành về tín dụng thư dự phòng, hoặc các quy tắc về tín dụng chứng từ nếu công cụ này có quy định như vậy	Các quy tắc của ICC về tín dụng chứng từ

Hai dòng đáng được đọc kỹ hai lần là dòng thứ hai và thứ ba. Vì tín dụng thương mại được rút tiền thường xuyên, phần phức tạp nằm ở chứng từ: một bộ chứng từ phải được lập và kiểm tra. Vì tín dụng thư dự phòng chỉ được rút tiền trong trường hợp ngoại lệ, bộ chứng từ của nó thường ngắn gọn — và rủi ro lại nằm ở điều kiện kích hoạt. Một tín dụng thư dự phòng có điều kiện thanh toán mơ hồ sẽ trở thành đối tượng tranh luận, trong khi một tín dụng thương mại có chứng từ không khớp sẽ bị từ chối. Các dạng sai sót là khác nhau, vì vậy sự chú trọng khi soạn thảo cũng cần tập trung vào những điểm khác nhau.

Cách thức rút tiền theo tín dụng thư dự phòng

Rút tiền có nghĩa là xuất trình yêu cầu thanh toán theo tín dụng thư dự phòng. Những gì bên thụ hưởng phải xuất trình được quy định trong công cụ này. Ở hình thức đơn giản và phổ biến nhất, bên thụ hưởng xuất trình một yêu cầu bằng văn bản cùng với tuyên bố rằng bên yêu cầu phát hành đã không thực hiện nghĩa vụ được bảo đảm, và ngân hàng chỉ thanh toán dựa trên các chứng từ đó.

Cụm từ cuối cùng đó là cốt lõi của vấn đề. Ngân hàng không điều tra xem việc vi phạm có thực sự xảy ra hay không và cũng không phân xử. Ngân hàng kiểm tra xem bộ chứng từ xuất trình có phù hợp với các điều khoản của tín dụng thư dự phòng hay không, thanh toán nếu phù hợp, rồi để bên yêu cầu phát hành yêu cầu bên thụ hưởng hoàn trả sau đó nếu cho rằng yêu cầu thanh toán là không chính đáng. Trên thực tế, điều này được mô tả là thanh toán trước, tranh luận sau, và đó chính là lý do bên thụ hưởng chấp nhận tín dụng thư dự phòng làm công cụ bảo đảm: khoản tiền không phụ thuộc vào việc thắng một tranh chấp ngay tại thời điểm cần đến nó.

Hệ quả tương ứng cũng quan trọng không kém đối với bên yêu cầu phát hành. Vì ngân hàng sẽ thanh toán dựa trên bộ chứng từ phù hợp bất kể bản chất của tranh chấp cơ sở, việc soạn thảo các điều kiện rút tiền là biện pháp kiểm soát thực sự duy nhất của bên yêu cầu phát hành. Các điều kiện yêu cầu chứng nhận độc lập hoặc yêu cầu bên thụ hưởng xác nhận một hành vi vi phạm cụ thể và được xác định rõ sẽ thu hẹp khả năng yêu cầu thanh toán thiếu căn cứ. Các điều kiện chỉ yêu cầu xuất trình yêu cầu thanh toán khi được yêu cầu sẽ mở rộng khả năng đó. Chi phí của tín dụng thư dự phòng không chỉ là khoản phí; đó còn là hạn mức mà nó sử dụng và rủi ro bị yêu cầu thanh toán mà bên yêu cầu phát hành không thể ngăn chặn.

Các loại tín dụng thư dự phòng chính

Tín dụng thư dự phòng được đặt tên theo nghĩa vụ mà nó bảo đảm chứ không theo cơ chế vận hành, đó là lý do có rất nhiều tên gọi trong khi cấu trúc vẫn tương tự. Bốn loại dưới đây bao quát phần lớn những gì một đối tác thương mại sẽ gặp phải.

• Tín dụng thư dự phòng thực hiện. Bảo đảm việc thực hiện hợp đồng — giao hàng đúng quy cách, hoàn thành dự án, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ dịch vụ. Được rút tiền nếu bên yêu cầu phát hành không thực hiện đúng thỏa thuận. Đây là loại tín dụng thư dự phòng điển hình trong các hợp đồng thương mại.

• Tín dụng thư dự phòng cho khoản thanh toán trước. Đảm bảo việc hoàn trả khoản tiền đã thanh toán trước. Nếu người mua thanh toán tiền đặt cọc nhưng người bán không bao giờ giao hàng, người mua có thể yêu cầu thanh toán theo thư tín dụng dự phòng để thu hồi khoản tiền ứng trước thay vì phải theo đuổi việc hoàn tiền qua tòa án. Đây là hình thức phổ biến khi tiền đặt cọc là điều kiện để bắt đầu sản xuất.

• Thư tín dụng dự phòng tài chính. Đảm bảo một nghĩa vụ thanh toán thay vì nghĩa vụ thực hiện — hoàn trả khoản vay, quyết toán một tài khoản hoặc thực hiện một cam kết tiền tệ khác. Người thụ hưởng là chủ nợ và thư tín dụng dự phòng hoạt động như một biện pháp hỗ trợ tín dụng.

• Thư tín dụng dự phòng đối ứng. Do một ngân hàng tại quốc gia của người thụ hưởng phát hành cho người thụ hưởng đó, được hỗ trợ bằng một thư tín dụng dự phòng do ngân hàng tại quốc gia của người yêu cầu phát hành. Hình thức này được sử dụng khi người thụ hưởng không chấp nhận cam kết của một ngân hàng nước ngoài, do đó rủi ro được đảm nhận tại địa phương.

Khi nghĩa vụ được bảo đảm là một giá dự thầu hoặc hồ sơ dự thầu thay vì một hợp đồng, công cụ này thường được gọi là bảo lãnh dự thầu, nhưng cơ chế vẫn giống nhau và các vấn đề cần soạn thảo cũng giống hệt. Tên gọi cho biết điều gì đang được bảo đảm; nó không thay đổi những gì ngân hàng sẽ kiểm tra khi nhận được yêu cầu thanh toán.

Các quy tắc điều chỉnh tín dụng thư dự phòng

Tín dụng chứng từ thương mại hầu như luôn được phát hành theo Quy tắc và Thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ của ICC, bộ quy tắc được biết đến theo số ấn phẩm là UCP 600. Các quy tắc này được xây dựng cho loại tín dụng thanh toán dựa trên chứng từ vận chuyển, nên việc áp dụng chúng cho thư tín dụng dự phòng khá khó khăn: một thư tín dụng dự phòng được yêu cầu thanh toán chỉ bằng một yêu cầu đơn giản không giống với các giao dịch mà UCP 600 được soạn thảo để điều chỉnh.

Để lấp đầy khoảng trống đó, ICC đã ban hành Tập quán quốc tế về thư tín dụng dự phòng, được gọi là ISP98, một bộ quy tắc được soạn thảo riêng cho thư tín dụng dự phòng. ISP98 xử lý chính xác những đặc điểm khiến thư tín dụng dự phòng khác biệt — hình thức yêu cầu thanh toán, tuyên bố về việc vi phạm, cách xử lý ngày hết hạn, cơ chế xử lý yêu cầu thanh toán đến gần ngày hết hạn và cách thức chuyển nhượng, chuyển giao quyền theo thư tín dụng dự phòng.

Điểm thực tiễn không nằm ở việc bộ quy tắc nào tốt hơn, mà ở việc công cụ của bạn áp dụng bộ quy tắc nào. Thư tín dụng dự phòng có thể được phát hành theo ISP98 hoặc, nếu có quy định như vậy, theo UCP 600; hai bộ quy tắc này đưa ra các câu trả lời khác nhau cho những chi tiết quan trọng khi yêu cầu thanh toán được đưa ra trong thời gian ngắn. Hãy kiểm tra điều khoản về bộ quy tắc điều chỉnh trước khi dựa vào công cụ này; khi nghĩa vụ có giá trị đáng kể, hãy xác nhận cách thức yêu cầu thanh toán phải được xuất trình — hình thức, người ký, ngôn ngữ và kênh xuất trình. Một yêu cầu thanh toán không đáp ứng yêu cầu kỹ thuật có thể bị từ chối ngay cả khi việc vi phạm nghĩa vụ cơ sở là rõ ràng.

Tín dụng thư dự phòng và bảo lãnh ngân hàng

Thư tín dụng dự phòng và bảo lãnh ngân hàng thực hiện cùng một chức năng: đặt một ngân hàng đứng sau nghĩa vụ của một bên để người thụ hưởng được thanh toán mà không cần khởi kiện. Việc bạn nhận được công cụ nào phần lớn phụ thuộc vào thông lệ thị trường. Thư tín dụng dự phòng là hình thức phổ biến tại Hoa Kỳ, trong khi bảo lãnh thanh toán theo yêu cầu phổ biến hơn tại châu Âu, Trung Đông và phần lớn châu Á; vì vậy, hai công cụ này có các thông lệ soạn thảo khác nhau.

Sự khác biệt trở nên quan trọng khi đối tác đề nghị một loại công cụ còn bạn lại kỳ vọng loại kia. Một bảo lãnh tuân theo bộ quy tắc địa phương và một thư tín dụng dự phòng tuân theo các quy tắc về thông lệ thư tín dụng dự phòng sẽ xử lý ngày hết hạn, hình thức yêu cầu thanh toán và khả năng chuyển nhượng khác nhau, ngay cả khi mục đích thương mại là giống nhau. Một bảo lãnh yêu cầu phải có phán quyết của tòa án hoặc phán quyết trọng tài trước khi được yêu cầu thanh toán không tương đương với một thư tín dụng dự phòng có thể được yêu cầu thanh toán dựa trên tuyên bố vi phạm; khoảng cách giữa chúng chính là sự khác biệt giữa việc có một biện pháp bảo đảm thực sự và việc chỉ có một văn bản.

Vì vậy, câu hỏi không phải là công cụ đó được gọi là bảo lãnh hay thư tín dụng dự phòng. Vấn đề là công cụ đó có được thanh toán ngay theo yêu cầu bằng văn bản đầu tiên hay chỉ sau một hình thức xác định nào đó. Nếu là trường hợp thứ hai, giá trị của công cụ nên được phản ánh tương ứng trong giá hợp đồng, vì nó sẽ không tạo ra tiền khi người thụ hưởng cần. Khi thỏa thuận cơ sở đồng thời bao quát việc thực hiện, thanh toán và bảo đảm, các điều khoản đó nên được xem xét như một chỉnh thể thay vì từng điều khoản riêng lẻ — xem TradeShield - Đánh giá rủi ro hợp đồng.

Chi phí của tín dụng thư dự phòng

Thư tín dụng dự phòng được định giá như một hạn mức tín dụng dự phòng thay vì một dịch vụ thanh toán. Ngân hàng phát hành cam kết tín dụng của chính mình với người thụ hưởng trong suốt thời hạn của công cụ, nên ngân hàng tính phí cho cam kết đó — thường thông qua phí phát hành và phí định kỳ được tính trên số tiền ghi trên thư trong khoảng thời gian thư tín dụng dự phòng còn hiệu lực. Vì ngân hàng không dự kiến sẽ phải thanh toán, mức phí phản ánh phần vốn ngân hàng phải duy trì và rủi ro phát sinh từ khả năng hoàn trả của người yêu cầu khi có yêu cầu thanh toán.

Có hai yếu tố chi phí đáng để lập kế hoạch. Thứ nhất là thời hạn: một thư tín dụng dự phòng có thời hạn kéo dài theo hợp đồng sẽ sử dụng hạn mức trong toàn bộ thời gian đó, vì vậy thời hạn hiệu lực ngắn hơn với ngày hết hạn xác định sẽ rẻ hơn đáng kể so với một cam kết không xác định thời hạn. Thứ hai là tài sản bảo đảm: ngân hàng thường yêu cầu ký quỹ tiền mặt, cầm cố tài sản hoặc cam kết bồi hoàn đối ứng; chi phí phong tỏa tài sản bảo đảm này thường lớn hơn chính khoản phí và hiếm khi xuất hiện trong bảng so sánh.

Do đó, phép so sánh cần thực hiện không phải là khoản phí của công cụ này với khoản phí của công cụ khác. Đó là tổng chi phí để duy trì cam kết của ngân hàng trong suốt thời hạn, đối chiếu với giá trị của khả năng yêu cầu thanh toán nhanh chóng nếu đối tác không thực hiện nghĩa vụ. Phần Công cụ tính chi phí tài trợ thương mại đề cập đến khía cạnh tài trợ của phương trình đó; và khi các điều khoản giao hàng cơ sở vẫn chưa được thống nhất, phần Trình chọn Incoterms® 2020 cùng với các hướng dẫn của chúng tôi về FCA và CIF giúp xác định trách nhiệm của mỗi bên đối với từng nội dung trước khi thống nhất bất kỳ biện pháp bảo đảm nào.

Những điểm tín dụng thư dự phòng có thể gặp trục trặc

• Điều kiện yêu cầu thanh toán quá lỏng lẻo. Một thư tín dụng dự phòng có thể được yêu cầu thanh toán chỉ bằng một yêu cầu đơn giản gần như là một cam kết vô điều kiện. Nếu đó không phải là điều người yêu cầu dự định, việc khắc phục phải được thực hiện trong quá trình soạn thảo, không phải trong một cuộc tranh luận sau này với ngân hàng.

• Điều kiện yêu cầu thanh toán quá chặt chẽ. Một điều kiện yêu cầu phải có phán quyết trọng tài, lệnh của tòa án hoặc giấy chứng nhận của chính đối tác có thể không thể đáp ứng khi xảy ra vi phạm. Biện pháp bảo đảm không thể tiếp cận thì không phải là biện pháp bảo đảm; đó chỉ là một điều khoản.

• Ngày hết hạn không phù hợp với nghĩa vụ. Một thư tín dụng dự phòng hết hạn cùng với hợp đồng sẽ khiến người thụ hưởng không được bảo vệ trong thời hạn bảo hành hoặc thời hạn giữ lại tiền, vốn thường chính là lúc phát sinh khiếu nại. Hãy kiểm tra ngày hết hạn dựa trên nghĩa vụ cuối cùng được bảo đảm, không phải lần giao hàng cuối cùng.

• Chưa ai kiểm tra bộ quy tắc nào được áp dụng. Việc công cụ áp dụng các quy tắc về thông lệ thư tín dụng dự phòng hay các quy tắc về tín dụng chứng từ sẽ thay đổi tiêu chí xác định một yêu cầu thanh toán phù hợp. Hãy xác nhận điều khoản về bộ quy tắc điều chỉnh trước khi đưa ra bất kỳ yêu cầu thanh toán nào.

• Yêu cầu thanh toán không đáp ứng chi tiết về xuất trình. Các yêu cầu về hình thức, người ký, kênh xuất trình và ngôn ngữ có thể làm mất hiệu lực một khiếu nại vốn hợp lệ, đặc biệt khi yêu cầu thanh toán được đưa ra gần ngày hết hạn. Hãy xác nhận trước các yêu cầu xuất trình và, khi số tiền có giá trị đáng kể, thực hành quy trình yêu cầu thanh toán trước khi cần sử dụng.

Việc cần làm tiếp theo

Xác định khoản rủi ro nào của bạn thực sự cần thư tín dụng dự phòng. Thư tín dụng dự phòng mang lại sự bảo vệ trước việc không thực hiện nghĩa vụ, nên phù hợp khi một vi phạm khiến bạn mất tiền mà không có biện pháp khắc phục thực tế — chẳng hạn như thanh toán trước cho một nhà cung cấp mới, hợp đồng có nhiều giai đoạn thực hiện hoặc một cuộc đấu thầu yêu cầu bảo lãnh dự thầu. Khi rủi ro đơn giản chỉ là người mua thanh toán chậm các hóa đơn thông thường, một điều khoản thanh toán được soạn thảo tốt hoặc một thỏa thuận bảo hiểm tín dụng có thể có chi phí thấp hơn và hiệu quả hơn.

Sau đó, hãy kiểm tra ba điều trên bất kỳ thư tín dụng dự phòng nào bạn được đề nghị hoặc được yêu cầu phát hành. Thứ nhất, điều kiện kích hoạt: chính xác thì phải xuất trình những gì, và việc xuất trình đó có tạo ra khoản thanh toán mà không cần sự hợp tác của bất kỳ ai không. Thứ hai, ngày hết hạn: ngày đó có bao quát toàn bộ thời hạn của nghĩa vụ được bảo đảm không. Thứ ba, bộ quy tắc điều chỉnh: bộ quy tắc nào được áp dụng, và một yêu cầu thanh toán phù hợp có giống với những gì bạn thường tự nhiên xuất trình không. Đáp ứng đúng cả ba yếu tố này và thư tín dụng dự phòng sẽ là một biện pháp bảo đảm đơn giản, tiết kiệm. Làm sai và nó sẽ trở thành văn bản mà không ai có thể sử dụng vào đúng thời điểm nó được lập ra để phục vụ. Khi cần tập hợp phần thanh toán và chứng từ của cùng một giao dịch, phần Danh sách kiểm tra chứng từ xuất khẩu, phần Công cụ kiểm tra hóa đơn thương mại và công cụ Trình tạo hóa đơn chiếu lệ bao quát các giấy tờ mà tín dụng sẽ được kiểm tra dựa trên đó.