Trình tạo PI
Trình tạo PI
Đưa thông tin người bán, ngân hàng, sản phẩm và giao dịch đã được phê duyệt vào một không gian làm việc PI, tính tổng giá trị đơn hàng, lưu bản nháp và xuất PDF A4 chuyên nghiệp cho người mua.
Vấn đề kinh doanh
Một lỗi nhỏ trong PI có thể làm chậm việc thanh toán, sản xuất hoặc giao hàng
Nhiều đội ngũ xuất khẩu vẫn lập hóa đơn chiếu lệ bằng cách sao chép một bảng tính hoặc tài liệu cũ rồi thay thế tên, sản phẩm, giá, thông tin ngân hàng và điều khoản thương mại từng trường một. Trình tạo PI tập hợp thông tin cần thiết cho giao dịch hiện tại và chuyển thành tài liệu được lưu cùng PDF có thể tải xuống.
Vấn đề của doanh nghiệp
Tệp cũ chứa thông tin cũ
Một PI được sao chép có thể vẫn giữ thông tin sai về người mua, loại tiền tệ, tài khoản ngân hàng, điểm đến, ngày hết hạn, điều khoản thanh toán hoặc mô tả sản phẩm.
Tác động thực tế
Tổng tiền được tính toán lại thủ công
Số lượng, đơn giá, cước vận chuyển, chiết khấu, tổng phụ và số tiền cuối cùng đều phải khớp trước khi người mua có thể xác nhận đơn hàng.
Trước và sau
Chuyển từ việc sao chép tệp cũ sang chuẩn bị giao dịch hiện tại
Thay thế công việc thủ công lặp đi lặp lại bằng một quy trình rõ ràng hơn, kết nối mục tiêu kinh doanh, thông tin làm việc và hành động tiếp theo.
Trước đây
Trước khi sử dụng Trình tạo PI
Tìm một PI cũ có vẻ gần giống với đơn hàng mới. Thay thế thủ công thông tin người bán, người mua, ngân hàng, sản phẩm và giao dịch. Tính lại số tiền từng dòng và tổng tiền trong một bảng tính riêng. Xuất tệp và kiểm tra xem còn thông tin cũ nào không.
Với Trình tạo PI
Với Trình tạo PI
Bắt đầu với các thông tin mặc định của công ty đã được phê duyệt và tài khoản nhận tiền đã chọn. Thêm thông tin người mua hiện tại và Tài sản Sản phẩm theo SKU. Kiểm tra số lượng, giá, cước vận chuyển, chiết khấu và tổng tiền đã được tính toán. Lưu bản nháp PI và xuất dữ liệu hiện tại dưới dạng PDF A4.
Kết quả kinh doanh
Thông tin đã được phê duyệt bị phân tán
Thông tin nhận diện người bán, tài khoản nhận tiền, thông tin SKU, Incoterms, thời gian giao hàng và cảng thường nằm trong các tệp riêng biệt hoặc phụ thuộc vào trí nhớ của nhân viên.
Tài liệu minh họa
Xem thông tin giao dịch trước khi trở thành PI của người mua
Ví dụ sử dụng một SKU Tài sản Sản phẩm thực tế và các tùy chọn cấp công ty tương tự được nền tảng hỗ trợ, sau đó minh họa cách thông tin người mua, các mặt hàng, vận chuyển, điều khoản thanh toán và tổng tiền xuất hiện trong tài liệu.
Cách thức hoạt động
Bốn bước từ thông tin giao dịch đến PI sẵn sàng gửi cho người mua
Thực hiện một trình tự rõ ràng, từ thông tin đội ngũ của bạn cung cấp đến kết quả có thể được xem xét và sử dụng cho hành động kinh doanh tiếp theo.
Bước 1
Đồng bộ người bán
Tải thông tin nhận diện công ty hiện tại, các tùy chọn giao dịch ưu tiên và tài khoản nhận tiền đã chọn từ Hồ sơ Công ty.
Bước 2
Thêm người mua và sản phẩm
Nhập thông tin người mua và giao hàng, sau đó chọn Tài sản Sản phẩm đang hoạt động theo SKU hoặc thêm các mặt hàng cần thiết.
Bước 3
Xác nhận điều khoản thương mại
Chọn loại tiền tệ, Incoterm, thời gian giao hàng, phương thức vận chuyển, cảng, điều khoản thanh toán, cước vận chuyển, chiết khấu và ghi chú.
Bước 4
Lưu và xuất
Kiểm tra phần tóm tắt trực tiếp và bản xem trước tài liệu, lưu bản nháp, sau đó xuất PI hiện tại dưới dạng PDF A4.
Thông tin bạn làm việc cùng
Lưu các thông tin thương mại người mua cần trong một tài liệu
Sử dụng thông tin kinh doanh đội ngũ của bạn đã có, sau đó xem xét kết quả trước khi chuyển sang công việc với khách hàng, thị trường, tài liệu hoặc chiến dịch.
01
Thông tin tài liệu
Số PI, trạng thái bản nháp, ngày phát hành và ngày hết hạn, loại tiền tệ và Incoterm đã chọn.
02
Người Bán và Người Mua
Thông tin công ty và liên hệ của cả hai bên, bao gồm quốc gia của người mua và địa chỉ giao hàng.
03
Các mặt hàng sản phẩm
SKU, tên mặt hàng, mô tả, số lượng, đơn vị, đơn giá và số tiền từng dòng được tính toán.
04
Vận chuyển và giao hàng
Phương thức vận chuyển, thời gian giao hàng, cảng xếp hàng, cảng đích và các ghi chú bổ sung về đóng gói hoặc thời hạn hiệu lực.
Trước khi bắt đầu
Trình tạo PI giúp bạn làm gì và những điểm vẫn cần kiểm tra
Sử dụng không gian làm việc để sắp xếp và chuẩn bị công việc, đồng thời giữ quyền phán đoán kinh doanh cuối cùng và các phê duyệt quan trọng cho đội ngũ của bạn.
Dành cho ai
Lập PI nhất quán mà không cần bắt đầu từ tài liệu cũ
Tái sử dụng thông tin người bán, ngân hàng, sản phẩm và tùy chọn thương mại đã được phê duyệt. Tách riêng thông tin cụ thể của người mua cho giao dịch hiện tại. Tính số tiền từng dòng và tổng giá trị đơn hàng từ các giá trị đã nhập. Lưu hồ sơ PI cùng các mặt hàng để chỉnh sửa sau. Xuất PDF A4 có cấu trúc để người mua xem xét.
Giới hạn quan trọng
PI vẫn cần được kiểm tra về mặt thương mại và ngân hàng
Trình tạo PI sắp xếp và tính toán thông tin được nhập vào tài liệu. Công cụ không tự phê duyệt giá, điều khoản tín dụng, cách xử lý thuế, tính phù hợp của Incoterm, quyền sở hữu tài khoản ngân hàng, khả năng cung ứng sản phẩm, năng lực sản xuất, chi phí vận chuyển hoặc các yêu cầu tuân thủ. Hãy xác minh người mua, sản phẩm, số lượng, giá, loại tiền tệ, thông tin ngân hàng, điều khoản thanh toán, ngày tháng, cảng, cước vận chuyển, chiết khấu và tổng tiền cuối cùng trước khi chia sẻ PDF.
Các câu hỏi thường gặp
Các câu hỏi cần giải đáp trước khi tạo hóa đơn chiếu lệ đầu tiên
Trình tạo PI dành cho các đội ngũ bán hàng xuất khẩu và vận hành thương mại cần chuyển thông tin giao dịch đã xác nhận thành một hóa đơn chiếu lệ nhất quán, dễ kiểm tra mà không phải liên tục tạo lại tài liệu.
Bắt đầu với giao dịch hiện tại
Chuẩn bị PI để người mua xem xét và xác nhận
Tải thông tin công ty đã được phê duyệt, nhập thông tin người mua và đơn hàng, kiểm tra mọi trường thương mại và xuất tài liệu hiện tại dưới dạng PDF A4 chuyên nghiệp.
Chọn bước tiếp theo của bạn
Bắt đầu với một tác vụ thực tế
Mở không gian làm việc ngay bây giờ hoặc so sánh các gói trước khi bắt đầu.