Chuyển tiền điện: Thanh toán TT là gì và hoạt động như thế nào

Chuyển tiền điện là một khoản thanh toán điện tử từ tài khoản ngân hàng này sang tài khoản ngân hàng khác, thường ở một quốc gia khác, do bên trả tiền yêu cầu và được thực hiện thông qua hệ thống ngân hàng thay vì bất kỳ công cụ vật lý nào. Đây là cách hầu hết giao dịch thương mại quốc tế thực sự được thanh toán: người mua chỉ thị cho ngân hàng của mình, ngân hàng gửi khoản thanh toán và tiền đến tài khoản của người bán. Không có hối phiếu để chấp nhận, không có bộ chứng từ để xuất trình và không có gì để thương lượng.

Sự đơn giản đó chính là mục đích, đồng thời cũng là rủi ro. Chuyển tiền điện không có điều kiện ràng buộc. Một khi đã được gửi đi, khoản tiền được xem là đã thanh toán — không có ngân hàng trung gian nào giữ tiền cho đến khi chứng từ phù hợp, cũng không có cơ chế thu hồi tiền chỉ vì hàng hóa hóa ra không đúng. Vì vậy, phương thức này phù hợp với hai tình huống: thanh toán trước, khi người bán nhận tiền trước khi giao hàng, và thanh toán trong một mối quan hệ đã được thiết lập, khi cả hai bên có đủ lịch sử giao dịch để tin tưởng nhau. Giữa hai tình huống đó, một người bán không có lợi thế thương lượng sẽ muốn một phương thức khác.

Hướng dẫn này trình bày chuyển tiền điện là gì và vì sao vẫn mang tên gọi đó, nó khác chuyển khoản điện tử và chuyển tiền telex như thế nào, chuỗi ngân hàng mà một khoản thanh toán đi qua, chỉ thị thanh toán phải bao gồm những gì, tiền thực sự di chuyển ra sao, ai trả phí ngân hàng, TT được so sánh với nhờ thu kèm chứng từ và thư tín dụng như thế nào, và những điểm dễ xảy ra sai sót với các khoản thanh toán TT.

Chuyển tiền điện thực sự là gì

Chuyển tiền điện là chỉ thị của bên trả tiền yêu cầu ngân hàng của mình thanh toán một khoản tiền xác định vào tài khoản của người thụ hưởng được chỉ định tại một ngân hàng khác. Ngân hàng của bên trả tiền ghi nợ tài khoản của bên trả tiền và gửi chỉ thị thanh toán đến ngân hàng của người thụ hưởng, trực tiếp hoặc thông qua một hay nhiều ngân hàng trung gian. Khi ngân hàng của người thụ hưởng nhận được tiền và ghi có vào tài khoản của người thụ hưởng, khoản thanh toán được hoàn tất.

Tên gọi này có nguồn gốc lịch sử. Trước đây, các giao dịch chuyển tiền giữa các ngân hàng được thực hiện bằng điện tín, sau đó bằng telex, nên chỉ thị đúng nghĩa là một chỉ thị điện tín. Mạng telex đã biến mất từ lâu, và hiện nay các chỉ thị được truyền dưới dạng thông điệp điện tử qua các hệ thống nhắn tin ngân hàng thay thế mạng lưới đó, nhưng tên gọi vẫn được sử dụng trong thương mại. Vì vậy, một khoản thanh toán được mô tả là chuyển tiền điện, TT, chuyển tiền telex hoặc chuyển khoản điện tử về bản chất đều là một: khoản thanh toán điện tử giữa các ngân hàng.

Hai đặc điểm xác định bản chất thương mại của phương thức này. Đó là không có điều kiện chung cuộc theo nghĩa có ý nghĩa đối với người bán: một khi tiền được ghi có, người mua đã thanh toán, bất kể sau đó hàng hóa xảy ra chuyện gì. Không đặc điểm nào trong hai đặc điểm này tự thân là tốt hay xấu; chúng đơn giản có nghĩa là phương thức thanh toán phải được lựa chọn phù hợp với rủi ro của giao dịch thay vì chỉ vì sự tiện lợi. Các đặc điểm này đơn giản có nghĩa là phương thức thanh toán phải được lựa chọn phù hợp với rủi ro của giao dịch thay vì chỉ vì sự tiện lợi.

TT, chuyển khoản điện tử và chuyển tiền telex: ba tên gọi, một phương thức thanh toán

Thuật ngữ khác nhau tùy theo thị trường và thời kỳ, và các nhà xuất khẩu thường mất thời gian vì cho rằng những từ này mô tả các sản phẩm khác nhau.

Chuyển tiền điện và TT là những thuật ngữ được sử dụng trong thực tiễn của Anh, châu Á và phần lớn hoạt động thương mại nói chung. Chuyển khoản điện tử là thuật ngữ của Mỹ cho cùng một hoạt động; “wire” cũng là dấu tích còn lại của công nghệ cũ, khi các chỉ thị được gửi qua đường dây điện báo. Chuyển tiền telex đề cập đến cùng một khoản thanh toán được yêu cầu thực hiện qua mạng telex trước khi hệ thống nhắn tin điện tử thay thế mạng này, và cụm từ đó vẫn còn trong các hợp đồng cũ và biểu mẫu ngân hàng cũ. Trong lĩnh vực tài trợ thương mại, chỉ thị thanh toán cũng được gọi đơn giản là chuyển tiền, và thông điệp truyền chỉ thị này giữa các ngân hàng là thông điệp thanh toán trên mạng lưới liên ngân hàng.

Điều thực sự thay đổi và có ý nghĩa là hạ tầng thanh toán nội địa bên dưới. Các giao dịch chuyển bằng đô la Mỹ có thể được thanh toán qua các hệ thống thanh toán của Hoa Kỳ, giao dịch bằng euro qua các hệ thống châu Âu, v.v.; một khoản thanh toán bằng loại tiền mà ngân hàng của người thụ hưởng không nắm giữ sẽ được định tuyến qua các ngân hàng đại lý. Chính việc định tuyến đó, chứ không phải tên trên hóa đơn, quyết định thời gian thanh toán và số bên trung gian khấu trừ phí trên đường đi. Khi hợp đồng mua bán phải quy định phương thức thanh toán, nên mô tả cơ chế thay vì chỉ nêu nhãn gọi — điều khoản thanh toán nằm cùng với các điều khoản giao hàng và bảo đảm trong cùng một thỏa thuận, xem TradeShield - Đánh giá rủi ro hợp đồng.

Chuỗi mà một khoản thanh toán đi qua

TT không phải là một chặng duy nhất giữa hai ngân hàng. Tùy vào loại tiền tệ và các ngân hàng liên quan, khoản thanh toán có thể đi qua nhiều tổ chức, và mỗi tổ chức trong chuỗi đều có một nhiệm vụ.

Trang web bên trả tiền, đôi khi được gọi là bên chuyển tiền hoặc bên yêu cầu, là bên chỉ thị thực hiện thanh toán — thông thường là nhà nhập khẩu. ngân hàng chuyển tiền là ngân hàng của bên trả tiền, ghi nợ tài khoản của bên trả tiền và phát hành chỉ thị thanh toán. người thụ hưởng là bên được thanh toán, thông thường là nhà xuất khẩu. ngân hàng của người thụ hưởng nhận tiền và ghi có vào tài khoản.

giữa ngân hàng chuyển tiền và ngân hàng của người thụ hưởng có thể có một hoặc nhiều ngân hàng trung gian hoặc đại lý . Các ngân hàng này tồn tại vì hai ngân hàng ở hai đầu không có tài khoản của nhau bằng loại tiền được thanh toán. Một ngân hàng trung gian duy trì mối quan hệ ngân hàng đại lý để bắc cầu khoảng cách đó: ngân hàng này nhận tiền bằng loại tiền tương ứng rồi chuyển tiếp. Mỗi ngân hàng trung gian là một điểm mà tại đó phí có thể bị khấu trừ, hoạt động kiểm tra tuân thủ có thể được tiến hành và sự chậm trễ có thể xảy ra — đó là lý do số lượng ngân hàng trung gian trong một chuỗi thanh toán tự nó đã là một khoản chi phí và rủi ro, đồng thời cũng là lý do các nhà xuất khẩu giao dịch bằng một loại tiền ít được sử dụng thường phải hỏi khoản thanh toán sẽ đi theo tuyến nào.

Một chỉ thị thanh toán phải bao gồm những gì

Hầu hết các khoản thanh toán TT thất bại hoặc bị trì hoãn là do chỉ thị, không phải do mạng lưới ngân hàng. Chỉ thị phải xác định rõ ràng ngân hàng của người thụ hưởng, tài khoản của người thụ hưởng và chính người thụ hưởng, đồng thời phải được lập đúng định dạng mà ngân hàng nhận yêu cầu.

• Ngân hàng của người thụ hưởng, được xác định bằng mã định danh ngân hàng — mã SWIFT hoặc BIC — cùng với chi nhánh hoặc văn phòng cụ thể nơi tài khoản được mở, nếu được yêu cầu.

• Tài khoản của người thụ hưởng, theo định dạng được quốc gia đó sử dụng. Tại phần lớn châu Âu và nhiều thị trường khác, đó là IBAN; tại Hoa Kỳ, đó là số tài khoản đi kèm số định tuyến, và không có IBAN. Cung cấp sai định dạng, hoặc cung cấp IBAN trong khi hệ thống nhận yêu cầu số tài khoản nội địa, là nguyên nhân thường gặp khiến khoản thanh toán bị trả lại.

• Tên người thụ hưởng, được viết chính xác như tên trên tài khoản. Tên người thụ hưởng không khớp với tài khoản là một sai lệch mà ngân hàng nhận sẽ không tự mình giải quyết; ngân hàng sẽ giữ lại hoặc trả lại khoản thanh toán.

• Số tiền và loại tiền tệ, được nêu rõ, cùng với chỉ thị về phí và ngày giá trị mà bên trả tiền mong muốn.

• Mã tham chiếu thanh toán, là thông tin giúp bên thụ hưởng gắn khoản tiền với đúng hóa đơn. Một khoản thanh toán đến mà không có mã tham chiếu sử dụng được sẽ tạo ra vấn đề đối soát; và trong tranh chấp về việc người mua đã thanh toán hay chưa, mã tham chiếu thường là yếu tố duy nhất liên kết khoản chuyển tiền với giao dịch mua bán.

Các trường thông tin phải thống nhất trong toàn bộ lô hàng cũng chính là những trường thông tin được các tài liệu còn lại trong bộ hồ sơ thể hiện; đó là lý do hóa đơn cần nêu rõ điều khoản thanh toán và thông tin ngân hàng mà bộ phận tài chính của người mua cần, đồng thời hồ sơ phải được kiểm tra như một bộ tài liệu thống nhất thay vì kiểm tra từng tài liệu riêng lẻ — xem những nội dung bắt buộc của hóa đơn thương mại và công cụ chứng từ vận chuyển cho hàng xuất khẩu đi kèm theo đó.

Tiền di chuyển như thế nào và vì sao thời điểm chuyển tiền khác nhau

Bên trả tiền chỉ thị cho ngân hàng của mình, ngân hàng xác thực chỉ thị và ghi nợ tài khoản của bên trả tiền, rồi một thông điệp thanh toán được gửi đến ngân hàng của bên thụ hưởng hoặc ngân hàng tiếp theo trong chuỗi. Khi tiền đến ngân hàng của bên thụ hưởng bằng đúng loại tiền tệ và các thông tin khớp nhau, tài khoản sẽ được ghi có và khoản thanh toán hoàn tất. Với một khoản thanh toán trực tiếp giữa các ngân hàng có quan hệ trực tiếp bằng cùng một loại tiền tệ, việc này có thể diễn ra trong vòng một ngày. Nếu có thêm ngân hàng trung gian hoặc sử dụng loại tiền mà ngân hàng nhận không nắm giữ, thời gian sẽ lâu hơn.

Có ba yếu tố thực tế về thời gian mà người bán cần lưu ý. Thời hạn chốt giao dịch là thời hạn hằng ngày do mỗi ngân hàng đặt ra để tiếp nhận chỉ thị và xử lý trong cùng ngày; chỉ thị nhận được sau thời hạn chốt thường sẽ có ngày giá trị vào ngày làm việc tiếp theo, vì vậy thời điểm người mua ra chỉ thị cho ngân hàng sẽ ảnh hưởng đến lúc người bán được thanh toán. Ngày không làm việc ở bất kỳ quốc gia nào trên tuyến thanh toán — bao gồm cả quốc gia nơi loại tiền tệ đó được phát hành — sẽ làm gián đoạn quy trình, đó là lý do các khoản thanh toán vào dịp nghỉ lễ dài thường bị trì hoãn. Và ngày giá trị là ngày khoản tiền được xem là sẵn có, không phải lúc nào cũng là ngày tiền thực sự đến.

Hệ quả đối với dòng tiền của người bán rất đơn giản: TT nhanh nhưng không tức thời, và ngày hoàn tất cuối cùng nằm trong tay người mua và hệ thống ngân hàng chứ không thuộc quyền kiểm soát của người bán. Khi nghĩa vụ thanh toán của người mua có ý nghĩa quan trọng, hợp đồng nên xác định thời điểm người mua hoàn thành nghĩa vụ — khi ra chỉ thị cho ngân hàng hay khi người bán nhận được tiền đã thanh toán bù trừ — bởi hai thời điểm này có thể cách nhau vài ngày và khoảng thời gian đó phải do một bên chịu.

Ai trả phí ngân hàng: OUR, SHA và BEN

Mỗi ngân hàng trong chuỗi đều có thể thu phí, và chỉ thị thanh toán phải nêu rõ bên nào chịu các khoản phí đó. Đây là một trường thông tin duy nhất, nhưng thường bị bỏ trống; việc bỏ trống trường này là một trong những cách chắc chắn nhất khiến người bán nhận được ít hơn giá trị hóa đơn.

Ba chỉ thị bao quát các khả năng này. OUR có nghĩa là bên trả tiền chịu toàn bộ phí, bao gồm cả phí của ngân hàng bên thụ hưởng; bên thụ hưởng nhận đủ số tiền. SHA có nghĩa là phí được chia sẻ — bên trả tiền thanh toán phí của ngân hàng mình, bên thụ hưởng thanh toán phí của các ngân hàng phía mình, và số tiền được ghi có bị giảm đi do các khoản phí sau. BEN có nghĩa là bên thụ hưởng chịu toàn bộ phí; các khoản phí này được khấu trừ vào số tiền chuyển, nên người bán nhận được giá trị hóa đơn sau khi trừ tất cả các khoản phí.

Về mặt thương mại, điều này làm thay đổi giá. Người bán báo giá ròng nhưng chấp nhận chỉ thị BEN thực chất đã đồng ý giảm giá một khoản tương đương với phí ngân hàng trong toàn bộ chuỗi — và với một khoản thanh toán đi qua nhiều ngân hàng trung gian, khoản này có thể lớn hơn mức người bán dự tính. Khi giá bán được thỏa thuận là số tiền phải nhận đủ, chỉ thị phải nêu rõ điều đó và người mua phải đồng ý; nếu chưa được thỏa thuận, trên thực tế, thông thường bên thụ hưởng sẽ chịu các khoản khấu trừ.

So sánh TT, nhờ thu kèm chứng từ và thư tín dụng

	Chuyển tiền điện	Nhờ thu kèm chứng từ	Thư tín dụng
Điều người bán dựa vào	Thiện chí và khả năng thanh toán của người mua	Thiện chí thanh toán hoặc chấp nhận của người mua	Cam kết thanh toán của ngân hàng
Bên chịu rủi ro thanh toán	Người bán, nếu hàng hóa đã được giao lên tàu	Người bán, cho đến khi thanh toán hoặc chấp nhận	Ngân hàng phát hành
Phụ thuộc vào chứng từ	Không	Có, trên thực tế — chứng từ được giao khi thanh toán hoặc chấp nhận	Có, một cách nghiêm ngặt
Điều người bán kiểm soát	Không còn gì sau khi hàng hóa đã được giao lên tàu	Hàng hóa, cho đến khi chứng từ được giao	Chứng từ, phải tuân thủ các yêu cầu
Chi phí và công sức tương đối	Thấp nhất, ngoài phí ngân hàng	Trung bình	Cao nhất và yêu cầu chứng từ nghiêm ngặt
Cách sử dụng điển hình	Thanh toán trước hoặc quan hệ giao dịch đã được thiết lập	Giao dịch lặp lại khi tín dụng của người mua được chấp nhận	Đối tác mới, giá trị lớn, hàng hóa chịu sự quản lý đặc biệt

Các hàng cần đọc cùng nhau là hàng đầu tiên và hàng cuối cùng. TT chuyển toàn bộ rủi ro thanh toán sang bên nào giao hàng trước, đó là lý do đây là phương thức tự nhiên cho khoản đặt cọc hoặc thanh toán trước, nhưng không phù hợp khi người bán lần đầu giao hàng theo hình thức bán chịu. Nhờ thu giữ hàng hóa trong tầm kiểm soát cho đến khi người mua thanh toán hoặc chấp nhận. Thư tín dụng thay thế tín dụng của người mua bằng tín dụng của ngân hàng. Hướng dẫn của chúng tôi về hối phiếu đề cập đến công cụ được sử dụng để yêu cầu thanh toán theo phương thức nhờ thu hoặc thư tín dụng, còn hướng dẫn về thư tín dụng dự phòng đề cập đến cam kết được sử dụng khi ngân hàng phải đứng sau một nghĩa vụ thay vì thanh toán dựa trên chứng từ.

Một lưu ý nữa về những gì TT không phải là. Điều kiện giao hàng và điều kiện thanh toán là hai vấn đề riêng biệt, và một hợp đồng nêu quy tắc giao hàng mới chỉ giải quyết được một nửa vấn đề. Quy tắc Trình chọn Incoterms® 2020 giải quyết phần giao hàng — đối với lô hàng đường biển theo các điều kiện quy định người bán thu xếp việc giao hàng, hãy xem hướng dẫn về CIF — trong khi phương thức thanh toán, loại tiền tệ và các khoản phí là những vấn đề thuộc điều khoản thanh toán. Nhầm lẫn hai vấn đề này khiến hợp đồng quy định điều kiện giao hàng nhưng lại bỏ ngỏ việc thanh toán.

Những điểm dễ xảy ra sai sót với các khoản thanh toán TT

• Giao hàng trước khi tiền đến. TT là giao dịch cuối cùng một khi tiền đã được ghi có, nhưng trước thời điểm đó thì không có tính điều kiện. Xuất hàng dựa trên chỉ thị thanh toán hoặc bản sao chứng từ thanh toán là một giao dịch bán hàng không có bảo đảm.

• Thông tin người thụ hưởng bị bỏ trống hoặc không khớp. Tên, số tài khoản và các mã định danh ngân hàng đều phải chính xác và nhất quán. Thông tin không khớp sẽ bị giữ lại hoặc hoàn trả, và việc hoàn trả có thể mất nhiều ngày.

• Sai định dạng tài khoản. Sử dụng IBAN trong khi quốc gia nhận tiền dùng số tài khoản và số định tuyến, hoặc ngược lại. Chi tiết này rất dễ sửa trước nhưng sẽ tốn kém để sửa sau khi khoản thanh toán đã vào hệ thống.

• Không nêu rõ các khoản phí. Nếu không có chỉ thị, các khoản khấu trừ sẽ được trừ vào số tiền người bán nhận được. Hãy xem trường thông tin được mô tả ở trên trước khi người mua gửi tiền, không phải sau đó.

• Không có mã tham chiếu thanh toán có thể sử dụng. Khoản thanh toán đến nơi, người bán không thể đối chiếu khoản tiền đó với hóa đơn, và một khách hàng đã thanh toán lại bị yêu cầu trả số tiền mà họ đã gửi.

• Kiểm tra tuân thủ và sàng lọc lệnh trừng phạt. Các khoản thanh toán đều được sàng lọc, và một kết quả trùng khớp có thể khiến khoản thanh toán bị trì hoãn hoặc hoàn trả trong khi được xử lý. Bạn nên biết các ngân hàng trong chuỗi sẽ sàng lọc những gì và vì sao một cái tên có vẻ bình thường với người bán lại có thể bị ngân hàng đánh giá khác đi.

• Giả định về đa tiền tệ. Một khoản thanh toán được báo giá bằng một loại tiền tệ nhưng được nhận bằng loại tiền tệ khác chính là một thay đổi về giá, vì việc quy đổi diễn ra trong chuỗi ngân hàng và tỷ giá không phải là tỷ giá của người bán. Hãy cố định loại tiền tệ trong hợp đồng thay vì đến lúc đó mới phát hiện người mua đã sử dụng loại tiền nào.

Việc cần làm tiếp theo

Trước tiên, hãy chọn phương thức phù hợp với mức độ rủi ro. Thanh toán trước là một TT và người bán không gánh chịu rủi ro nào; thanh toán trong một mối quan hệ đã được thiết lập là một TT và người bán gánh chịu rủi ro tín dụng của người mua; một đối tác mới hoặc một lô hàng có giá trị cao hoàn toàn không phải là vấn đề TT, mà là vấn đề lựa chọn phương thức, và giải pháp là phương thức nhờ thu hoặc tín dụng thay vì một lệnh chuyển tiền được diễn đạt cẩn trọng hơn.

Sau đó, hãy bảo đảm chỉ thị thanh toán đầy đủ. Xác nhận mã định danh ngân hàng của người thụ hưởng, tài khoản theo đúng định dạng quốc gia, tên người thụ hưởng chính xác như tên được ghi trên tài khoản, loại tiền tệ, số tiền và bên chịu phí. Gửi các thông tin này cho người mua bằng văn bản và yêu cầu mã tham chiếu thanh toán được ghi trên hóa đơn. Tất cả những nội dung này đều được thống nhất trong một tin nhắn trước khi tiền được chuyển, và về cơ bản không thể giải quyết sau đó.

Cuối cùng, hãy phân bổ chi phí đúng chỗ. Phí ngân hàng, chi phí quy đổi và ngày giá trị đều là một phần chi phí mà người bán phải chịu để được thanh toán cho lô hàng, và cần được tính trong cùng mô hình với cước vận chuyển và thuế thay vì bị xóa bỏ như chi phí hoạt động ngân hàng — hướng dẫn của chúng tôi về các khoản mục cấu thành chi phí đến nơi cho biết các khoản phí đó nằm ở đâu, Công cụ tính chi phí tài trợ thương mại đánh giá chi phí của phương thức thanh toán so với các phương án thay thế, còn Danh sách kiểm tra chứng từ xuất khẩu giúp bảo đảm hóa đơn, thông tin thanh toán và bộ chứng từ nhất quán với nhau — bởi trong một giao dịch TT, chứng từ không kiểm soát khoản thanh toán, nên giấy tờ vẫn phải chính xác vì mọi lý do khác.