Incoterms EXW: Ex Works có nghĩa là gì và ai chịu rủi ro

EXW là viết tắt của Ex Works, và đây là điều khoản có nghĩa vụ tối thiểu đối với người bán trong toàn bộ hệ thống các điều khoản giao hàng. Người bán hoàn thành nghĩa vụ bằng cách đặt hàng hóa dưới quyền định đoạt của người mua tại cơ sở của người bán — nhà máy, xưởng hoặc kho — và không làm gì thêm. Người bán không xếp hàng lên phương tiện đến nhận hàng. Người bán không làm thủ tục thông quan xuất khẩu. Người bán không thu xếp vận chuyển. Rủi ro chuyển sang người mua ngay khi hàng hóa được đặt dưới quyền định đoạt của người mua, và kể từ thời điểm đó mọi chi phí và rủi ro đều thuộc về người mua.

Đây là một thỏa thuận hợp lý khi người mua là một thương nhân trong nước, sẽ tự đến nhận hàng tại một bãi hàng quen thuộc, bằng phương tiện vận tải của mình và với khả năng tự xử lý mọi thủ tục. Tuy nhiên, vấn đề phát sinh ngay khi người mua ở phía bên kia biên giới, vì khi đó người mua phải thực hiện tại quốc gia của người bán những việc mà người mua nước ngoài thường không thể làm — trước hết là tờ khai xuất khẩu. Quy tắc này không có khiếm khuyết; đơn giản là nó không phù hợp với một phần lớn các giao dịch mà người ta áp dụng nó.

Hướng dẫn này trình bày ý nghĩa của quy tắc Incoterms EXW, nghĩa vụ thực tế của mỗi bên, lý do nghĩa vụ xếp hàng thường bị hiểu sai nhất, lý do thông quan xuất khẩu khiến EXW trở nên bất tiện đối với giao dịch quốc tế, cách EXW so sánh với FCA, DAP và DDP, khi nào quy tắc này thực sự phù hợp và khi nào nó gây tổn thất.

EXW có nghĩa là gì theo các quy tắc

Ex Works là điều khoản giao hàng theo dạng nghĩa vụ tối thiểu. Người bán hoàn thành nghĩa vụ bằng cách đặt hàng hóa sẵn sàng để người mua nhận tại địa điểm được chỉ định. Địa điểm được chỉ định thường là cơ sở của chính người bán; khi đúng như vậy, các yếu tố cốt lõi đã được thể hiện chỉ bằng từ “works”. Nếu địa điểm được chỉ định là nơi khác — chẳng hạn một kho không thuộc sở hữu của người bán — thì logic tương tự vẫn được áp dụng, nhưng địa điểm phải được xác định chính xác, vì nghĩa vụ thực tế duy nhất của người bán là chuẩn bị hàng hóa sẵn sàng tại đó.

Từ đó phát sinh hai đặc điểm. Người bán không có nghĩa vụ xếp hàng lên bất kỳ phương tiện nào do người mua gửi đến nhận hàng. Người bán cũng không có nghĩa vụ thông quan hàng hóa để xuất khẩu. Cả hai đều là công việc của người mua, và là nguồn gốc của gần như mọi tranh chấp về EXW.

Quy tắc này áp dụng cho mọi phương thức vận tải vì không đề cập gì đến việc vận chuyển. Đó là lý do EXW thường xuất hiện trong báo giá và bảng giá — đây là giá hàng hóa tại cửa cơ sở của người bán, không bao gồm mọi yếu tố khác. “Giá Ex Works” trong báo giá thương mại chính là như vậy: một mức giá không bao gồm vận chuyển, bảo hiểm, thông quan và thuế; vì thế đây là phương án người bán cung cấp với mức giá cao nhất so với dịch vụ tối thiểu nhất.

Người bán thực sự phải chịu trách nhiệm gì theo EXW

Danh sách này ngắn, và đáng được nêu đầy đủ vì người bán thường xuyên thực hiện nhiều việc hơn mức yêu cầu — rồi nhận ra rằng phần việc bổ sung đó không được bất kỳ điều khoản nào bảo đảm.

Người bán phải cung cấp hàng hóa phù hợp với hợp đồng và hóa đơn thương mại, cùng với mọi bằng chứng về sự phù hợp mà hợp đồng yêu cầu. Người bán phải đóng gói hàng hóa phù hợp khi hợp đồng có quy định về việc đóng gói, đồng thời lưu ý rằng hàng hóa sắp được người khác đến nhận và vận chuyển. Người bán phải đặt hàng hóa dưới quyền định đoạt của người mua tại địa điểm được chỉ định vào ngày đã thỏa thuận, và thông báo đủ sớm để người mua đến nhận. Theo yêu cầu của người mua, với rủi ro và chi phí do người mua chịu, người bán phải hỗ trợ người mua có được bất kỳ chứng từ xuất khẩu nào mà người mua cần — chẳng hạn thông tin cần thiết cho tờ khai xuất khẩu. Nghĩa vụ hỗ trợ này là có thật nhưng chỉ mang tính thứ yếu: chứng từ thuộc về người mua, do người mua chịu chi phí, còn người bán chỉ cung cấp thông tin mà mình là bên duy nhất có thể cung cấp.

Những gì không nằm trong danh sách cũng quan trọng không kém. Không có nghĩa vụ xếp hàng. Không có nghĩa vụ ký hợp đồng vận chuyển. Không có nghĩa vụ thông quan hàng hóa để xuất khẩu và cũng không có nghĩa vụ mua bảo hiểm. Người bán thực hiện cả bốn việc này dù không bắt buộc đã tiến rất gần đến FCA hoặc vượt quá FCA, trong khi vẫn định giá theo EXW.

Người mua phải chịu trách nhiệm gì theo EXW

Nghĩa vụ của người mua là hình ảnh đối chiếu và rất rộng. Người mua phải nhận hàng tại địa điểm được chỉ định ngay khi hàng hóa được đặt dưới quyền định đoạt của mình, xếp hàng lên phương tiện đến nhận hàng, đồng thời thực hiện và thanh toán thủ tục thông quan xuất khẩu khi nơi đến yêu cầu. Sau đó, người mua thu xếp và thanh toán toàn bộ việc vận chuyển, bao gồm mọi chặng tiếp theo đến cảng hoặc ga hàng hóa, và xử lý thủ tục nhập khẩu, thuế nhập khẩu cùng các loại thuế khác tại nơi đến.

Rủi ro chuyển sang người mua khi hàng hóa được đặt dưới quyền định đoạt của người mua. Điều đó có nghĩa là người mua chịu tổn thất nếu hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình xếp hàng — một công việc người mua chịu trách nhiệm thực hiện nhưng về mặt vật lý lại diễn ra tại cơ sở của người bán, thường bằng thiết bị do người mua đưa đến. Điều đó cũng có nghĩa là người mua chịu toàn bộ rủi ro trong quá trình vận chuyển, trong khi người bán không có nghĩa vụ cung cấp bảo hiểm; đây là lý do cần xem xét cẩn thận điều khoản giao hàng khi hàng hóa có giá trị cao và người mua cho rằng bảo hiểm đã được thu xếp.

Người mua không thể thực hiện các thủ tục xuất khẩu tại quốc gia của người bán thì trên thực tế đã nhận một nghĩa vụ mà mình không thể hoàn thành. Chính sự thật này là lý do hướng dẫn chung cho giao dịch quốc tế khuyến nghị tránh EXW và chuyển sang FCA.

Xếp hàng: nghĩa vụ mà hầu như mọi người đều hiểu sai

Theo EXW, người bán không xếp hàng lên phương tiện đến nhận hàng. Hàng hóa phải được đặt dưới quyền định đoạt của người mua trong tình trạng để người mua có thể nhận, còn việc đưa hàng từ bãi lên xe tải là công việc của người mua.

Trên thực tế, người bán vẫn xếp hàng. Tài xế của người mua đến, bãi hàng có xe nâng và người vận hành, và việc đưa các pallet lên xe nhanh hơn nhiều so với giải thích rằng quy tắc quy định điều ngược lại. Điều đó không có gì sai — ngoại trừ việc hợp đồng chưa thay đổi. Xếp hàng vẫn là nghĩa vụ của người mua, và nếu hàng bị rơi trong lúc nâng, lập trường ban đầu là rủi ro đã chuyển sang người mua và tổn thất thuộc về người mua. Người bán muốn xếp hàng, đồng thời làm rõ bên nào chịu tổn thất trong lúc nâng, phải quy định việc đó trong hợp đồng thay vì cho rằng hành động hỗ trợ này làm thay đổi quy tắc.

Phân tích tương tự cũng giải thích vì sao EXW không phù hợp với những hàng hóa mà người bán phải xử lý đặc biệt. Một máy móc chỉ có thể được xếp bằng cần cẩu của chính người bán, một lô hàng phải được chằng buộc theo cách cụ thể, hoặc một kiện hàng cần đội đóng gói của người bán có mặt — tất cả đều là những công việc do người bán kiểm soát nhưng trên danh nghĩa lại thuộc trách nhiệm của người mua. Khi thực tế cần người bán tham gia, điều khoản hợp lý là điều khoản đặt nghĩa vụ vào bên có năng lực thực hiện, và đó là FCA với địa điểm được chỉ định tại cơ sở của người bán.

Thông quan xuất khẩu: vì sao EXW gây khó khăn khi giao dịch qua biên giới

Vấn đề mang tính cơ cấu của EXW trong thương mại quốc tế là tờ khai xuất khẩu. Theo quy tắc này, thông quan xuất khẩu thuộc trách nhiệm của người mua. Khi người bán và người mua ở cùng một quốc gia, điều đó hoàn toàn khả thi. Khi người mua ở nước ngoài, thông thường lại không khả thi: một bên nước ngoài thường không thể lập tờ khai xuất khẩu tại quốc gia của người bán, không có đăng ký tại đó và thậm chí có thể không được phép làm việc với cơ quan yêu cầu tờ khai.

Điều đó để lại cho các bên ba lựa chọn, không lựa chọn nào lý tưởng. Người bán có thể tự nguyện thực hiện công việc của bên xuất khẩu, dù không có nghĩa vụ làm vậy và không có cơ sở rõ ràng để tính phí. Người mua có thể chỉ định một bên tại quốc gia của người bán để thực hiện, làm phát sinh thêm một bên và một khoản chi phí trong giao dịch vốn được cho là đơn giản nhất. Hoặc các bên có thể sử dụng sai quy tắc rồi phát hiện vấn đề tại biên giới, khi hàng hóa vẫn nằm tại cơ sở của người bán còn xe tải đang chờ.

Quy tắc giải quyết vấn đề này là FCA, không phải vì FCA hiện đại hơn mà vì nó đặt trách nhiệm thông quan xuất khẩu vào người bán, nơi thực sự có khả năng thực hiện việc đó. Hướng dẫn của chúng tôi về FCA giải thích cách quy tắc này vận hành, bao gồm sự khác biệt giữa việc chỉ định cơ sở của người bán và chỉ định một địa điểm khác — một khác biệt quyết định người bán hay người mua sẽ thực hiện việc xếp hàng.

So sánh EXW, FCA, DAP và DDP

	EXW	FCA	DAP	DDP
Ai xếp hàng tại nơi xuất phát	Người mua	Người bán, khi địa điểm được chỉ định là cơ sở của người bán	Người bán	Người bán
Ai làm thủ tục thông quan xuất khẩu	Người mua	Người bán	Người bán	Người bán
Bên nào thu xếp vận chuyển chặng chính	Người mua	Người mua	Người bán	Người bán
Ai làm thủ tục thông quan nhập khẩu và nộp thuế nhập khẩu	Người mua	Người mua	Người mua	Người bán
Thời điểm rủi ro chuyển giao	Khi hàng hóa được đặt dưới quyền định đoạt của người mua, chưa dỡ hàng	Khi hàng hóa được bàn giao cho người chuyên chở của người mua	Tại địa điểm đến được chỉ định, sẵn sàng để dỡ hàng	Tại địa điểm đến được chỉ định, sau khi thông quan nhập khẩu
Nghĩa vụ mua bảo hiểm của người bán	Không có	Không có	Không có	Không có
Phù hợp với giao dịch quốc tế	Kém	Tốt	Tốt	Chỉ phù hợp khi có năng lực tại nơi đến

Đọc hai hàng đầu tiên cùng nhau, ta sẽ thấy cấu trúc của toàn bộ phạm vi. EXW là quy tắc duy nhất trong đó người mua xếp hàng và làm thủ tục thông quan xuất khẩu. FCA chuyển cả hai việc đó sang người bán, nhưng vẫn để phần vận chuyển chính và khâu nhập khẩu cho người mua. DAP chuyển việc vận chuyển sang người bán. DDP chuyển cả việc thông quan nhập khẩu và nộp thuế sang người bán. EXW và DDP là hai đầu của cùng một thang đo — nghĩa vụ tối thiểu và tối đa của người bán — còn mọi điều khoản khác nằm ở giữa.

Đối với giao dịch xuyên biên giới, lựa chọn thực tế thường là giữa FCA và DAP, còn EXW chỉ dành cho những trường hợp được mô tả dưới đây. Các hướng dẫn của chúng tôi về quy tắc Incoterms DAP và về CIF trình bày đầu có giao hàng của thang đo, còn Trình chọn Incoterms® 2020 cho biết nghĩa vụ tương ứng với từng quy tắc nếu vẫn còn quyền lựa chọn.

Khi nào EXW phù hợp và khi nào không

EXW phù hợp với giao dịch trong nước hoặc giao dịch mà người mua được thành lập tại quốc gia của người bán và thường xuyên đến nhận hàng. EXW phù hợp với việc bán một máy móc đã qua sử dụng cho một đại lý sẽ tháo dỡ và di chuyển máy. EXW phù hợp ở giai đoạn báo giá, khi người mua yêu cầu mức giá tại cửa cơ sở của người bán chính vì muốn so sánh bản thân hàng hóa và tự xử lý mọi việc khác theo các hợp đồng của mình. EXW cũng phù hợp với người mua có công ty con hoặc đại lý mua hàng tại quốc gia của người bán, vì khi đó các thủ tục xuất khẩu có nơi để thực hiện.

EXW ít phù hợp ở bất kỳ nơi nào cần đến năng lực của chính người bán để việc giao hàng có thể thực hiện được. Khi người bán có thiết bị xếp hàng còn người mua không có, EXW tạo ra một khoảng trống. Khi cần thực hiện thủ tục xuất khẩu mà người mua là bên nước ngoài, EXW tạo ra một nghĩa vụ người mua không thể hoàn thành. Khi hàng hóa có giá trị cao và người mua cho rằng người bán đã thu xếp bảo hiểm, EXW âm thầm khiến rủi ro không được bảo hiểm, vì không có quy tắc nào trong nhóm này buộc người bán phải mua bảo hiểm, ngoại trừ hai quy tắc về chi phí và bảo hiểm ở đầu kia của thang đo.

Tiêu chí không phải là quy tắc nào dễ ghi vào hợp đồng hơn, mà là bên nào thực sự có thể thực hiện từng nghĩa vụ. EXW giao công việc cho người mua với giả định rằng người mua có thể làm tất cả, và khi giả định đó sai, hợp đồng cũng sai.

Những điểm EXW có thể gặp trục trặc

• Giả định rằng người bán sẽ xếp hàng. Theo EXW, người mua xếp hàng. Người bán vẫn hỗ trợ nên ghi nhận bên chịu tổn thất trong lúc nâng hàng thay vì để việc đó trở thành tranh luận về sau.

• Sử dụng EXW với người mua nước ngoài phải làm thủ tục thông quan xuất khẩu. Thông thường người mua không thể nộp tờ khai xuất khẩu tại quốc gia của người bán. Khi cần thực hiện thủ tục, FCA đặt trách nhiệm đó vào bên có khả năng thực hiện.

• Định giá theo EXW và giao hàng theo FCA. Việc xếp hàng, thông quan xuất khẩu và lập chứng từ đều là nghĩa vụ của người mua theo EXW. Người bán thực hiện các việc này mà không điều chỉnh lại giá nghĩa là đã làm thêm những việc mà mình chưa bao giờ có nghĩa vụ phải làm.

• Để địa điểm chỉ định không rõ ràng. “EXW tại nhà máy của chúng tôi” không phải là một địa điểm nếu người bán có nhiều nhà máy. Điểm đặt hàng sẵn để người mua định đoạt xác định nơi rủi ro chuyển giao và nơi bắt đầu nghĩa vụ xếp hàng của người mua.

• Kỳ vọng người bán cung cấp chứng từ xuất khẩu. Người bán phải hỗ trợ theo yêu cầu và chịu chi phí của người mua, nhưng chứng từ thuộc về người mua và chi phí cũng do người mua chịu. Một hợp đồng mặc định điều ngược lại đang yêu cầu một việc mà quy tắc không quy định.

• Giả định rằng có bảo hiểm. Không có quy tắc nào trong nhóm EXW buộc người bán phải mua bảo hiểm. Người mua chịu toàn bộ rủi ro trong quá trình vận chuyển và phải tự thu xếp bảo hiểm.

• Không nêu phiên bản quy tắc. Một điều khoản chỉ ghi EXW sẽ khiến các nghĩa vụ phải được suy đoán. “EXW [named place] — Incoterms 2020” không tốn thêm chi phí và loại bỏ vấn đề này.

Việc cần làm tiếp theo

Trước hết, hãy quyết định liệu người mua có thực sự thực hiện được phần nghĩa vụ của mình hay không. Hai câu hỏi sẽ giúp xác định điều đó: người mua có thể xếp hàng bằng thiết bị của mình không, và người mua có thể thực hiện khai báo xuất khẩu tại quốc gia này không. Nếu câu trả lời cho một trong hai câu hỏi là không, EXW là quy tắc không phù hợp; quy tắc đúng là FCA với địa điểm chỉ định tại cơ sở của người bán.

Sau đó, hãy xác định địa điểm và phiên bản. Địa điểm chỉ định là yếu tố biến “EXW” từ một nhãn gọi thành một điểm giao hàng, đồng thời là điểm mà tại đó rủi ro chuyển giao. Hãy ghi địa chỉ hoặc cơ sở được chỉ định, và ghi phiên bản ngay bên cạnh.

Sau đó, hãy kiểm tra để bảo đảm các phần còn lại của hồ sơ thống nhất, vì giao dịch EXW để người bán ở vị trí nhà cung cấp hàng hóa thay vì nhà xuất khẩu, và giấy tờ phải phản ánh điều đó. Khi người bán hỗ trợ dữ liệu xuất khẩu theo yêu cầu của người mua, việc hỗ trợ đó phải được thể hiện trong hợp đồng và trong bộ chứng từ — hướng dẫn của chúng tôi về chứng từ vận chuyển cho hàng xuất khẩu nêu rõ những gì đi cùng lô hàng và ai thường lập từng loại chứng từ. Khi người mua so sánh giá, sự khác biệt giữa giá xuất xưởng và giá giao đến bao gồm toàn bộ cước vận chuyển, chi phí thông quan và thuế, và các thành phần được trình bày trong hướng dẫn của chúng tôi về các khoản mục cấu thành chi phí đến nơi; công cụ Công cụ tính chi phí đưa hàng đến nơi chuyển đổi giá này thành giá kia. Và khi điều kiện này được thống nhất trong khuôn khổ một thỏa thuận rộng hơn, các điều khoản về giao hàng, thanh toán và vận chuyển nên được xem xét như một thỏa thuận thống nhất thay vì ba phần riêng biệt, xem TradeShield - Đánh giá rủi ro hợp đồng.

EXW không phải là một quy tắc tồi. Đây là quy tắc có phạm vi giới hạn rõ ràng nhất trong bộ quy tắc, và toàn bộ giá trị của nó nằm ở việc giới hạn nghĩa vụ của người bán tại cửa. Sai lầm là sử dụng nó cho những giao dịch mà người bán cần thực hiện thêm, rồi phát hiện rằng phần việc bổ sung đó chưa bao giờ được tính vào giá.

Nơi sử dụng nội dung này tiếp theo

Khi quy tắc đã được chọn, địa điểm được nêu trong quy tắc đó là nơi phần lớn các bất đồng trong thực tế bắt đầu. Công cụ lựa chọn Incoterms 2020 thu hẹp trách nhiệm về giao hàng, chi phí, thông quan và rủi ro thành một danh sách rút gọn, còn nền tảng lưu giữ các điều khoản đã thống nhất cùng với thông tin về sản phẩm, giá cả và người mua được mô tả trên trang dịch vụ.