Phí lưu tàu và phí lưu container: Đây là gì, ai trả và cách tránh

Demurrage và detention là các khoản phí áp dụng cho container đã lưu lại ở nơi không nên lưu quá lâu. Demurrage áp dụng khi container vẫn còn ở bên trong cảng — container đã được dỡ xuống và đang nằm trong bãi thay vì được di chuyển đi. Detention áp dụng khi container đã rời cảng nhưng chưa được hoàn trả — thiết bị đang ở chỗ người nhận hàng, còn hàng hoặc đã rỗng, và đồng hồ vẫn tiếp tục tính. Cả hai khoản đều do hãng vận chuyển tính, đều tách biệt với cước vận tải, và hầu như luôn có thể tránh được nếu lô hàng được lên kế hoạch đúng cách.

Điểm đáng lưu ý là các khoản này không phụ thuộc vào lỗi của bên nào. Khoản phí phát sinh vì thiết bị đã ở một nơi lâu hơn thời gian biểu cước cho phép, chứ không phải vì ai đó đã làm sai điều gì. Người nhận hàng có thủ tục thông quan bị đình trệ do lỗi chứng từ, có địa chỉ giao hàng đóng cửa vào ngày nghỉ lễ, hoặc có xe tải bị hỏng sẽ phải trả giống như người nhận hàng đơn giản là đã bỏ quên giấy tờ. Đối với nhà nhập khẩu, đây là một trong số ít các chi phí của lô hàng có thể xuất hiện bất ngờ, trên một hóa đơn riêng, nhiều tuần sau khi hàng đã được giao.

Hướng dẫn này trình bày demurrage và detention là gì, tại sao chúng thường xuyên bị nhầm lẫn, thời gian miễn phí thực sự bắt đầu khi nào, ai cuối cùng phải trả ngay cả khi không phải là người gây ra sự chậm trễ, phí lưu kho liên quan như thế nào, trên thực tế các khoản phí này được tránh ra sao, và nhà nhập khẩu thường bị phát sinh phí ngoài dự kiến ở đâu.

Demurrage là gì

Demurrage là khoản phí đối với hàng hóa hoặc container vẫn nằm tại cảng quá thời gian miễn phí được phép. Container đã được dỡ khỏi tàu và sẵn sàng nhận, nhưng chưa được lấy và đưa ra khỏi khu vực cảng trong số ngày mà biểu cước của hãng vận chuyển cho phép mà không tính phí.

Hai đặc điểm định nghĩa khoản phí này. Địa điểm là bên trong cảng — container vẫn chưa được nhận giao theo nghĩa thương mại, dù đã đến nơi. Và đồng hồ được tính theo biểu cước của hãng vận chuyển hoặc hợp đồng dịch vụ đã thỏa thuận, chứ không theo sự thuận tiện của người mua hay thời gian thủ tục hải quan thực tế kéo dài.

Khoản phí sẽ tăng dần. Thời gian miễn phí hết hạn, sau đó biểu cước áp dụng mức phí theo ngày, thường tăng theo từng bậc khi thiết bị tiếp tục nằm lại. Một mức phí theo ngày có vẻ nhỏ vào ngày đầu tiên có thể trở nên đáng kể hơn nhiều khi vấn đề thông quan đã kéo dài một tuần. Việc tăng dần này khiến demurrage giống một khoản phạt do quy trình thất bại hơn là chi phí kinh doanh thông thường, dù không có nội dung nào trong biểu cước gọi nó là khoản phạt.

Detention là gì và tại sao hai khoản này thường bị nhầm lẫn

Detention diễn ra theo chiều ngược lại. Khoản phí này áp dụng khi container đã rời cảng nhưng không được hoàn trả cho hãng vận chuyển trong thời gian miễn phí dành cho thiết bị. Người nhận hàng đang giữ container tại cơ sở của mình hoặc trong quá trình vận chuyển; hãng vận chuyển không còn sử dụng được tài sản của mình; và khoản phí tiếp tục phát sinh cho đến khi container rỗng quay lại nơi hãng vận chuyển có thể tiếp nhận.

Việc nhầm lẫn giữa hai khoản này là dễ hiểu, vì nhìn từ bên ngoài, cả hai đều giống như cùng một hóa đơn đến cho cùng một lô hàng, và ngay trong ngành, các thuật ngữ này cũng thường được dùng không chặt chẽ. Tuy vậy, cần ghi nhớ sự khác biệt, vì hai khoản phí có đồng hồ tính, nguyên nhân và cách xử lý khác nhau.

Nguyên nhân theo đó cũng khác nhau. Demurrage thường là vấn đề thông quan — chứng từ, thuế, kiểm tra hoặc một bên không biết hàng đã đến. Detention thường là vấn đề logistics — người nhận hàng đã lấy container nhưng chưa dỡ hàng, hoặc đã dỡ hàng nhưng chưa sắp xếp trả container rỗng, hoặc bãi trả container không còn lịch hẹn. Vấn đề thứ nhất được giải quyết bằng cách chuẩn bị tờ khai trước khi tàu cập bến. Vấn đề thứ hai được giải quyết bằng cách lên lịch trả container cùng lúc với lịch giao hàng.

	Demurrage	Detention	Phí lưu kho tại cảng
Vị trí của thiết bị	Bên trong cảng, chưa được lấy ra	Bên ngoài cảng, chưa được hoàn trả	Bên trong cảng, hàng hóa chưa được lấy ra
Bên thu phí	Hãng vận chuyển, theo biểu cước hoặc hợp đồng dịch vụ	Hãng vận chuyển, theo biểu cước hoặc hợp đồng dịch vụ	Cảng hoặc cơ quan quản lý cảng, theo biểu cước riêng
Thời gian miễn phí bắt đầu	Khi container được dỡ xuống và sẵn sàng nhận	Khi container rời cảng	Khi hàng hóa được dỡ xuống và sẵn sàng nhận
Thời điểm kết thúc tính phí	Đưa container ra khỏi cổng cảng	Trả container rỗng cho hãng vận chuyển	Lấy hàng hóa
Nguyên nhân thường gặp	Vấn đề về hải quan hoặc chứng từ	Vấn đề về lịch giao hàng hoặc lịch trả container	Vấn đề về hải quan hoặc chứng từ
Được bảo hiểm hàng hóa chi trả	Không	Không	Không

Hãy đọc dòng đầu tiên và dòng cuối cùng cùng nhau. Demurrage và phí lưu kho là các khoản phí khác nhau đối với cùng một sự chậm trễ, do các bên khác nhau tính theo các biểu cước khác nhau, và không khoản nào liên quan đến tổn thất vật chất — đó là lý do bảo hiểm hàng hóa không chi trả cho chúng. Detention lại là một vấn đề khác, và đây là khoản phí tiếp tục chạy ngay cả khi hàng hóa đã ở trong tay người mua.

Thời gian miễn phí thực sự bắt đầu khi nào

Mọi tranh chấp về các khoản phí này cuối cùng đều trở thành tranh chấp về thời điểm bắt đầu tính, và đồng hồ không bắt đầu tại thời điểm mà hầu hết nhà nhập khẩu vẫn nghĩ.

Đối với demurrage, thời gian miễn phí thường bắt đầu khi container được dỡ xuống và sẵn sàng để lấy, chứ không phải khi tàu đến và cũng không phải khi chứng từ vận chuyển đến tay người mua. Một lô hàng có chứng từ mất một tuần mới được chuyển phát đến nơi đã sử dụng thời gian miễn phí trong cả tuần đó. Vì vậy, việc chứng từ đến nơi và tàu đến cảng cần được quản lý như một vấn đề duy nhất thay vì hai vấn đề riêng biệt.

Đối với detention, thời gian miễn phí thường bắt đầu khi container rời cảng. Sự khác biệt này rất quan trọng đối với lô hàng có thủ tục thông quan chậm, vì thời gian demurrage kéo dài không nhất thiết làm rút ngắn thời gian detention — hai đồng hồ đo các khoảng thời gian khác nhau.

Thời gian miễn phí không phải là một tiêu chuẩn cố định của ngành. Thời gian này do biểu cước của hãng vận chuyển quy định và, nếu các bên có thỏa thuận, do hợp đồng dịch vụ quy định; đồng thời thay đổi theo hãng vận chuyển, tuyến thương mại, loại thiết bị và hợp đồng mà hai bên đã ký. Điểm thực tế cần lưu ý là thời gian miễn phí là một điều khoản thương mại có thể đàm phán trước khi gửi hàng, và gần như không thể đàm phán sau khi hóa đơn đã được phát hành.

Ai trả và tại sao thường không phải là bên có lỗi

Khoản phí được tính cho bên nắm giữ hợp đồng với hãng vận chuyển, và danh tính của bên đó được xác định theo booking chứ không phải theo bên gây ra sự chậm trễ.

Nếu nhà nhập khẩu đặt chỗ trực tiếp, nhà nhập khẩu sẽ nhận hóa đơn. Nếu đơn vị giao nhận đặt chỗ, vị trí của đơn vị này phụ thuộc vào tư cách mà họ hành động: đơn vị giao nhận ký kết dưới tên của chính mình sẽ đảm nhận quan hệ với hãng vận chuyển và các khoản phí đi kèm, sau đó quyết định có chuyển các khoản phí đó cho bên khác hay không. Đây cũng là sự phân biệt giữa bên chính và đại lý, vốn quyết định ai chịu trách nhiệm khi hàng hóa bị mất, và được trình bày trong hướng dẫn của chúng tôi về công việc của đơn vị giao nhận vận tải.

Một lớp quy định thứ hai quyết định ai cuối cùng phải gánh chịu khoản phí giữa người mua và người bán: điều kiện giao hàng. Điều kiện này xác định nghĩa vụ của bên nào là phải nhận hàng tại một địa điểm nhất định, và bên có nghĩa vụ đó sẽ là bên gặp vấn đề thực tế khi hàng hóa không thể được di chuyển. Hướng dẫn của chúng tôi về CIF và về DAP Incoterms trình bày hai quy tắc đó đặt điểm bàn giao ở đâu — đây là thời điểm rủi ro đối với loại phí này chuyển từ bên này sang bên kia.

Kết luận không thể tránh khỏi là trách nhiệm đối với demurrage và detention đi theo chuỗi hợp đồng, chứ không theo phán xét đúng sai. Người nhận hàng không có lỗi vẫn phải trả nếu là bên nắm giữ hợp đồng, và biện pháp khắc phục của họ, nếu có, là yêu cầu bên thực sự gây ra sự chậm trễ chịu trách nhiệm — một tranh luận khác, với nghĩa vụ chứng minh khác, theo một tiến độ khác.

Per diem và những tên gọi khác của các khoản phí này

Hệ thống thuật ngữ thực sự không ổn định, và một hóa đơn sử dụng thuật ngữ xa lạ không có nghĩa đó là hóa đơn cho một khoản khác.

Per diem là mức phí hằng ngày áp dụng cho phí lưu container, và trong một số tuyến vận chuyển, từ này được dùng để chỉ chính khoản phí thay vì chỉ mức phí. Phí lưu container, phí lưu thiết bị và phí lưu container theo ngày đều mô tả cùng một vấn đề. Ở phía nhập khẩu, phí lưu kho hoặc phí lưu kho tại cảng là khoản phí riêng của cảng đối với hàng hóa chiếm dụng khu vực của cảng, đó là lý do một lần chậm trễ có thể tạo ra hai hóa đơn từ hai tổ chức.

Không phương án nào trong số này làm thay đổi cơ chế tính phí. Khi hóa đơn được gửi đến, điều quan trọng không phải là nó được gọi là gì, mà là nó áp dụng cho khoảng thời gian nào, bên nào là chủ thể của hợp đồng và thời gian miễn phí được giả định có khớp với thời gian miễn phí thực tế của lô hàng hay không. Khi một khoản phí bị khiếu nại, câu trả lời nằm trong biểu cước và hợp đồng dịch vụ; cách nhanh nhất để tìm ra câu trả lời là xác định ba yếu tố đó trước khi đọc bất kỳ nội dung nào khác trên trang. Nguyên tắc tương tự cũng áp dụng cho phần còn lại của tổng chi phí đưa hàng đến nơi, đó là lý do nên xây dựng chi phí giao hàng từ từng thành phần thay vì coi giá đã vận chuyển là câu trả lời — xem các khoản mục cấu thành chi phí đến nơi.

Trên thực tế, các khoản phí này được tránh như thế nào

Việc tránh phát sinh phí hầu như hoàn toàn phụ thuộc vào trình tự thực hiện, và trình tự đó đã có thể biết trước.

Chuẩn bị tờ khai trước khi tàu cập bến. Việc phân loại, xác định trị giá, xuất xứ và thuế được quyết định dựa trên chứng từ, không phải dựa trên container, và tất cả đều có thể được hoàn tất khi hàng vẫn còn trên biển. Tờ khai sẵn sàng ngay khi hàng được dỡ sẽ loại bỏ nguyên nhân lớn nhất gây ra phí lưu container. Các hướng dẫn của chúng tôi về ý nghĩa của mã HTS và những yếu tố xác định nước xuất xứ đề cập đến những nội dung cần xác định, vốn có thể khiến việc thông quan bị đình trệ nếu xử lý muộn.

Gửi chứng từ đến đúng bên trước khi hàng đến. Khi chứng từ vận tải phải được xuất trình hoặc việc giao hàng phải được phê duyệt, bước đó nằm trên đường găng của quy trình. Một chứng từ đến sau khi tàu đã nằm tại cầu cảng một tuần đồng nghĩa với việc đã tiêu tốn một tuần thời gian miễn phí. Bộ chứng từ phải được gửi cùng nhau được đề cập trong hướng dẫn của chúng tôi về chứng từ vận chuyển cho hàng xuất khẩu.

Đặt chỗ vận chuyển nội địa ngay khi đặt chỗ vận chuyển chính, không phải sau đó. Lịch nhận hàng và — quan trọng hơn — lịch hẹn trả container rỗng phải được xác lập trước khi container được lấy đi, vì phí lưu container thường phát sinh do việc trả container, không phải do việc giao hàng. Đây là lúc giá trị của người giao nhận thể hiện rõ nhất, và cũng là lúc cần đọc báo giá để xem báo giá không bao gồm những gì thay vì chỉ nhìn vào con số nổi bật; các Công cụ so sánh báo giá vận chuyển và công cụ Công cụ tính phí vận chuyển LCL rất hữu ích để so sánh phạm vi thực tế được bao gồm.

Đàm phán thời gian miễn phí như một điều khoản hợp đồng. Thời gian miễn phí là một điều khoản thương mại như mọi điều khoản khác. Một chủ hàng có sản lượng ổn định có lợi thế để thương lượng, và các hãng vận chuyển thường đưa thời gian miễn phí kéo dài vào hợp đồng dịch vụ. Chỉ hỏi sau khi hóa đơn đã được lập là hỏi không đúng thời điểm.

Demurrage và detention phát sinh sai ở đâu

• Giả định thời gian tính phí của hãng vận chuyển khớp với lịch thực tế. Thời gian miễn phí được tính từ thời điểm dỡ hàng và hàng sẵn sàng nhận, không phải từ ngày người mua mở email. Một lô hàng có thể đã bị tính phí lưu container trước khi bất kỳ ai biết hàng đã đến.

• Coi hai khoản phí là một. Chúng có thời gian tính phí và nguyên nhân riêng biệt. Một biện pháp xử lý nhằm vào sai khoản phí — chẳng hạn theo đuổi vấn đề thông quan trong khi chưa có lịch hẹn trả container — sẽ khiến khoản phí còn lại tiếp tục phát sinh.

• Quên trả container rỗng. Phí lưu container thường phát sinh nhất do không ai lên lịch trả container rỗng. Giao hàng là phần dễ thấy của công việc; trả container mới là phần tạo ra hóa đơn.

• Kỳ vọng bảo hiểm hàng hóa sẽ chi trả. Đây là các khoản phí tài chính do chậm trễ, không phải do mất mát hoặc hư hỏng vật chất. Đơn bảo hiểm hàng hóa không chi trả các khoản này, và trách nhiệm của hãng vận chuyển cũng không bao gồm chúng.

• Đổ lỗi cho hãng vận chuyển rồi dừng lại ở đó. Trách nhiệm phụ thuộc vào hợp đồng. Việc xác định đúng nguyên nhân không làm thay đổi bên bị tính phí, và quy trình khiếu nại tách biệt với hóa đơn.

• Nhầm lẫn phí lưu kho với phí lưu container. Hai khoản phí, hai tổ chức, hai biểu cước, một lần chậm trễ. Thanh toán khoản này không có nghĩa là khoản kia cũng được giải quyết.

• Không đề cập thời gian miễn phí trong hợp đồng. Bất cứ điều gì biểu cước quy định sẽ được áp dụng. Một chủ hàng chưa từng yêu cầu thời gian miễn phí kéo dài đã chấp nhận mức mặc định.

Việc cần làm tiếp theo

Xác định hai mốc thời gian cho mọi lô hàng nhập khẩu mà bạn phụ trách: thời điểm container được dỡ và sẵn sàng nhận, và thời điểm container rỗng phải được trả lại. Sau đó tính ngược từ hai ngày này và xác nhận rằng tờ khai hải quan, việc giải phóng chứng từ và vận chuyển nội địa đều được lên lịch hoàn tất trước mốc thứ nhất, đồng thời lịch hẹn trả container đã được xác lập trước mốc thứ hai.

Sau đó, đưa các điều khoản thương mại vào đúng vị trí. Thời gian miễn phí thuộc về hợp đồng dịch vụ với hãng vận chuyển và phải được đàm phán trước. Điều kiện giao hàng thuộc về hợp đồng mua bán và quyết định bên nào chịu nghĩa vụ giao hàng cũng như rủi ro phát sinh từ nghĩa vụ đó. Còn chi phí do giao hàng trễ phải nằm trong tổng chi phí giao hàng, không phải trong một cột riêng có ghi “có thể tránh được” — hướng dẫn của chúng tôi về các khoản mục cấu thành chi phí đến nơi cho biết các khoản phí do chậm trễ được tính ở đâu, còn Công cụ tính Thuế Hải quan & Thuế Nhập khẩu và công cụ Công cụ tính chi phí đưa hàng đến nơi định lượng các loại thuế thường khiến việc thông quan bị đình trệ nhất, và Danh sách kiểm tra chứng từ xuất khẩu là cách nhanh nhất để tìm chứng từ còn thiếu khi container vẫn đang trên biển thay vì đợi đến sau khi container đã được dỡ. Khi các điều khoản thanh toán và giao hàng vẫn đang được soạn thảo, nên đọc chúng cùng với các thỏa thuận vận chuyển thay vì tách riêng, xem TradeShield - Đánh giá rủi ro hợp đồng.

Không khoản phí nào trong hai khoản này phức tạp. Cả hai đều là cái giá của một quy trình bị thực hiện sai thứ tự, và cả hai hầu như hoàn toàn nằm trong tầm kiểm soát của bên đã lập kế hoạch cho lô hàng.

Nơi sử dụng nội dung này tiếp theo

The charge questions in this article are the ones these calculators answer with your own figures. The công cụ tính trọng lượng thể tích works volume, weight and freight charges through the same inputs, and the platform that keeps the shipment details alongside the buyer and product records is described on the trang dịch vụ.